Cách sử dụng AI Tự điền cho các bảng câu hỏi
Điền nhanh và hiệu quả các bảng câu hỏi bằng công cụ AI Tự điền của chúng tôi, dựa trên các câu trả lời đã hoàn thành trước đó để gợi ý các câu trả lời phù hợp.
Việc hoàn thành thủ công các bảng câu hỏi bảo mật rất tẻ nhạt — đăng ký miễn phí để thử AI Tự điền trong Procurize Questionnaire và đơn giản hoá quy trình.
Tính năng AI Tự điền trong Procurize Questionnaire giúp đơn giản hoá cách bạn trả lời các bảng câu hỏi. Bạn có thể tải lên báo cáo SOC 2, các bảng câu hỏi đã hoàn thành trước đó, hoặc bất kỳ tệp PDF hoặc Excel liên quan nào để làm tài liệu nguồn. AI Tự điền sẽ phân tích các câu trả lời lịch sử của bạn và đề xuất câu trả lời cho bảng câu hỏi hiện tại, mà bạn có thể dễ dàng chấp nhận, chỉnh sửa hoặc từ chối. Các câu trả lời đã hoàn thiện có thể được lưu lại để sử dụng sau, giúp xây dựng quy trình làm việc trôi chảy và tiết kiệm thời gian.
AI Tự điền hỗ trợ nội dung từ bất kỳ tài liệu Excel hoặc PDF nào. Lưu ý rằng công cụ không xử lý các tệp ảnh (kể cả ảnh trong PDF) hoặc các tệp được bảo vệ bằng mật khẩu.
Để đạt kết quả tốt nhất, hãy sử dụng các tài liệu nguồn phù hợp chặt chẽ với các chủ đề của bảng câu hỏi. Một lần rà soát nhanh bảng câu hỏi có thể giúp xác định tài liệu nào cần cung cấp. Chúng tôi khuyến nghị bắt đầu với báo cáo SOC 2, các chính sách bảo mật thông tin của tổ chức, và các bảng câu hỏi đã hoàn thành trước đó. Trong nhiều trường hợp, AI Tự điền có thể hoàn thành hơn 90 % các bảng câu hỏi bảo mật thông thường một cách tự động.
Cách sử dụng AI Tự điền trong Procurize Questionnaire
Tính năng AI Tự điền trong Procurize Questionnaire tạo ra các đề xuất câu trả lời dựa trên các nguồn bạn cung cấp. Bạn có thể thêm tài liệu nguồn theo ba cách:
- Từ bất kỳ bảng câu hỏi nào bạn đã hoàn thành trước đó trong Procurize Questionnaire (được nhập thủ công hoặc qua một yêu cầu)
- Từ các tài liệu PDF hoặc Excel được lưu trong Cơ sở Kiến thức của bạn
Để bắt đầu, vào Questionnaires, và hoặc nhập một bảng câu hỏi mới hoặc mở một bảng mà bạn đã sẵn sàng để hoàn thành. Bạn có thể khởi chạy AI Tự điền bằng cách sử dụng ô nhập ở đầu bảng câu hỏi, hoặc từ menu Tools ở phần chân trang.
Duyệt các nguồn được lưu trong Cơ sở Kiến thức của bạn và có liên quan đến bảng câu hỏi đang xử lý.
💡 Mẹo: Tuân thủ nguồn được xác định bằng cách liên kết tới các dự án nếu tổ chức của bạn đã định nghĩa dự án. Nếu tổ chức của bạn không sử dụng dự án, thì tất cả các nguồn ở trạng thái Active sẽ được dùng. Xem Bắt đầu với Dự án để biết thêm chi tiết.
Bạn có tùy chọn giới hạn các đề xuất của AI chỉ cho các trường còn trống. Bật cài đặt này sẽ đảm bảo bất kỳ câu trả lời nào bạn đã nhập trước đó sẽ không bị thay đổi và không bị thay thế bằng đề xuất mới.
AI Tự điền có thể mất vài phút để kết thúc. Quá trình sẽ tiếp tục chạy ở nền, ngay cả khi bạn rời khỏi trang bảng câu hỏi.
Xem lại các đề xuất do AI tạo
Sau khi AI Tự điền hoàn tất, bạn có thể xem lại các câu trả lời được đề xuất và hoàn thiện các phản hồi của mình.
Một thanh tiến trình sẽ hiển thị mức độ đã điền của bảng câu hỏi. Ví dụ, nếu 26 trong số 45 câu đã được trả lời (58 %), thanh sẽ phản ánh con số này. Màu xanh biểu thị các câu trả lời đã được chấp nhận hoặc nhập thủ công, trong khi màu cam làm nổi bật các đề xuất của AI Tự điền mà vẫn đang chờ xem xét.
Các câu hỏi có đề xuất do AI tạo cũng sẽ xuất hiện màu cam trong thanh điều hướng bên. Các biểu tượng trắng cho biết câu hỏi đã được trả lời hoặc được người dùng phê duyệt, trong khi các biểu tượng màu cam chỉ ra các câu trả lời do AI Tự điền đề xuất và đang chờ xem xét.
Sử dụng hộp gợi ý để Chấp nhận, Từ chối, hoặc chỉnh sửa câu trả lời do AI Tự điền trực tiếp trong biểu mẫu. Để có ngữ cảnh chi tiết hơn, nhấp vào biểu tượng thông tin để xem thông tin về đề xuất, bao gồm các tài liệu nguồn đã được sử dụng để tạo ra phản hồi.
Nhấp Chấp nhận để xác nhận và lưu câu trả lời được đề xuất. Nếu bạn chọn Từ chối, đoạn văn bản được đề xuất sẽ bị xóa. Đối với các câu hỏi trắc nghiệm, bạn có thể xác nhận lựa chọn bằng cách chọn tùy chọn đúng trực tiếp hoặc nhấp Chấp nhận trong hộp gợi ý.
Đối với các câu trả lời dạng văn bản tự do, bạn có thể thay thế đề xuất của AI bằng nội dung từ một nguồn khác bằng cách nhấp Sử dụng nguồn này bên cạnh tài liệu ưa thích.
Các bài viết liên quan
Cách nhập và hoàn thành các bảng câu hỏi bảo mật
Cách AI đang thay đổi quy trình Bảng câu hỏi Bảo mật