Cách sử dụng Tự động điền AI cho các bảng câu hỏi
Nhanh chóng và hiệu quả điền các bảng câu hỏi bằng công cụ Tự động điền AI của chúng tôi, công cụ này dựa trên các câu trả lời đã hoàn thành trước đây của bạn để đề xuất các câu trả lời phù hợp.
Việc hoàn thiện các bảng câu hỏi bảo mật thủ công rất tẻ nhạt — đăng ký miễn phí để thử Tự động điền AI trong Procurize Questionnaire và đơn giản hóa quy trình.
Tính năng Tự động điền AI trong Procurize Questionnaire giúp tối ưu cách bạn trả lời các bảng câu hỏi. Bạn có thể tải lên các báo cáo SOC 2, các bảng câu hỏi trước đây, hoặc bất kỳ tệp PDF hoặc Excel nào khác làm tài liệu nguồn. Tự động điền AI phân tích các câu trả lời lịch sử của bạn và đề xuất câu trả lời cho bảng câu hỏi hiện tại, bạn có thể chấp nhận, chỉnh sửa hoặc từ chối một cách dễ dàng. Các câu trả lời đã hoàn thiện có thể được lưu lại để sử dụng trong tương lai, giúp xây dựng quy trình làm việc liền mạch và tiết kiệm thời gian.
Tự động điền AI hỗ trợ nội dung từ bất kỳ tài liệu Excel hoặc PDF nào. Lưu ý rằng nó không xử lý các tệp hình ảnh (bao gồm cả hình ảnh bên trong PDF) hoặc các tệp được bảo vệ bằng mật khẩu.
Để đạt hiệu quả tốt nhất, hãy sử dụng các tài liệu nguồn có nội dung gần gũi với các chủ đề của bảng câu hỏi. Một lượt rà soát nhanh bảng câu hỏi có thể giúp xác định tài liệu nào cần cung cấp. Chúng tôi đề xuất bắt đầu với một báo cáo SOC 2, các chính sách bảo mật thông tin của tổ chức, và các bảng câu hỏi đã hoàn thành trước đây. Trong nhiều trường hợp, Tự động điền AI có thể hoàn thành hơn 90 % các bảng câu hỏi bảo mật phổ biến một cách tự động.
Cách sử dụng Tự động điền AI trong Procurize Questionnaire
Tính năng Tự động điền AI trong Procurize Questionnaire tạo ra các đề xuất câu trả lời dựa trên các nguồn bạn cung cấp. Bạn có thể thêm tài liệu nguồn theo ba cách:
- Từ bất kỳ bảng câu hỏi nào bạn đã hoàn thành trước đây trong Procurize Questionnaire (đã nhập thủ công hoặc đã hoàn thành qua yêu cầu)
- Từ các tài liệu PDF hoặc Excel được lưu trong Cơ sở Kiến thức của bạn
Để bắt đầu, vào Questionnaires, sau đó nhập một bảng câu hỏi mới hoặc mở một bảng câu hỏi mà bạn đã sẵn sàng hoàn thành. Bạn có thể khởi chạy Tự động điền AI bằng cách sử dụng lời nhắc ở trên cùng của bảng câu hỏi, hoặc từ menu Tools nằm ở chân trang.
Duyệt các nguồn lưu trong Cơ sở Kiến thức của bạn mà có liên quan tới bảng câu hỏi đang xử lý.
💡 Mẹo: Tuân thủ nguồn được xác định bằng cách liên kết tới các dự án nếu tổ chức của bạn đã định nghĩa dự án. Nếu tổ chức của bạn không sử dụng dự án, tất cả các nguồn ở trạng thái Active sẽ được sử dụng. Xem Sử dụng Dự án để biết chi tiết.
Bạn có tùy chọn giới hạn các đề xuất AI chỉ ở các trường trống. Bật cài đặt này sẽ đảm bảo bất kỳ câu trả lời nào bạn đã nhập trước đó sẽ không bị thay đổi và không bị ghi đè bởi các đề xuất mới.
Tự động điền AI có thể mất vài phút để hoàn thành. Quá trình sẽ tiếp tục chạy ở nền, ngay cả khi bạn rời khỏi trang bảng câu hỏi.
Xem lại các đề xuất AI
Khi Tự động điền AI đã hoàn thành, bạn có thể xem lại các câu trả lời được đề xuất và hoàn thiện phản hồi của mình.
Một thanh tiến trình sẽ hiển thị mức độ đã điền trong bảng câu hỏi. Ví dụ, nếu 26 trong số 45 câu hỏi đã được trả lời (58 %), thanh sẽ phản ánh con số này. Màu xanh biểu thị các câu trả lời đã được chấp nhận hoặc nhập thủ công, trong khi màu cam đánh dấu các đề xuất do Tự động điền AI cung cấp nhưng vẫn chưa được xem xét.
Các câu hỏi có đề xuất được tạo bởi AI cũng sẽ xuất hiện màu cam trong thanh điều hướng bên trái. Các biểu tượng trắng cho thấy những câu hỏi đã được trả lời hoặc được người dùng phê duyệt, trong khi biểu tượng màu cam cho biết những câu trả lời do Tự động điền AI đưa ra và đang chờ xem xét.
Sử dụng khung đề xuất để Chấp nhận, Từ chối, hoặc chỉnh sửa câu trả lời do Tự động điền AI tạo trực tiếp trong biểu mẫu. Để có ngữ cảnh bổ sung, nhấp vào biểu tượng thông tin để xem chi tiết về đề xuất, bao gồm tài liệu nguồn nào đã được sử dụng để tạo phản hồi.
Nhấp Chấp nhận để xác nhận và lưu câu trả lời được đề xuất. Nếu bạn chọn Từ chối, nội dung đề xuất sẽ bị xóa. Đối với các câu hỏi trắc nghiệm, bạn có thể xác nhận lựa chọn bằng cách chọn đáp án đúng trực tiếp hoặc nhấn Chấp nhận trong khung đề xuất.
Đối với câu trả lời dạng văn bản tự do, bạn có thể thay thế đề xuất AI bằng nội dung từ nguồn khác bằng cách nhấp Sử dụng nguồn này bên cạnh tài liệu ưa thích.
Bài viết liên quan
How to import and complete security questionnaires
How AI Is Transforming the Security Questionnaire Process