AI Agent cho việc Phân tích Hợp đồng, Chính sách và Tuyên bố của Công ty

Bối cảnh

Các tổ chức quản lý một khối lượng lớn các hợp đồng, chính sách nội bộ, tuyên bố tuân thủ và các tài liệu tham khảo khác. Truyền thống, các nhóm phải xem xét thủ công các tài liệu này để đảm bảo tính nhất quán, độ chính xác và tuân thủ — một quy trình tốn thời gian và dễ gây lỗi. Với sự phát triển của AI sinh ra và khả năng hiểu ngôn ngữ tự nhiên, các hệ thống thông minh hiện có thể hỗ trợ việc phân tích này ở quy mô lớn, hoạt động như AI agents bổ sung cho chuyên môn của con người.

Tính năng Phân tích Tài liệu của Procurize AI thể hiện sự chuyển đổi này. Thay vì chỉ lưu trữ tài liệu trong kho, nền tảng sử dụng AI để phân tích nội dung, xác định các xung đột tiềm năng và đánh giá mức độ phù hợp với các kiến thức tổ chức khác — hoàn toàn không cần kiểm tra thủ công. Điều này biến việc lưu trữ tài liệu tĩnh thành một lớp trí tuệ chủ động hỗ trợ các quy trình tuân thủ và quản trị.

Mục tiêu

Mục tiêu của agent Phân tích Tài liệu AI trong Procurize AI là:

Phát hiện những bất nhất nội bộ trong một tài liệu
Xác định các xung đột hoặc sự không nhất quán giữa một tài liệu và các nội dung trong kho kiến thức công cộng
Giúp các nhóm duy trì bộ chính sách, hợp đồng và tài liệu tuân thủ tự nhất quán
Tăng tốc quá trình rà soát và giảm thiểu công sức kiểm toán thủ công

Bằng cách sử dụng AI agent này, các tổ chức sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về các chính sách và bằng chứng, giảm thiểu các diễn giải mâu thuẫn và nâng cao độ tin cậy trong các quy trình tuân thủ tự động.

Cách hoạt động của Agent

Hiểu biết nội dung dựa trên AI

Khi một tài liệu được lưu trong kho kiến thức, Phân tích Tài liệu AI thực hiện một cuộc rà soát thông minh:

Tiếp nhận và giải thích nội dung — AI agent hấp thu văn bản tài liệu và giải thích cấu trúc cùng nội dung ngữ nghĩa bằng các mô hình xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP). Nó vượt ra ngoài việc chỉ khớp từ khóa để nắm bắt ý nghĩa và ngữ cảnh.
Kiểm tra tính nhất quán nội bộ — Agent đánh giá xem các phần khác nhau của cùng một tài liệu có mâu thuẫn nhau không — ví dụ như định nghĩa chính sách không đồng nhất hoặc các điều khoản mâu thuẫn.
So sánh xuyên tài liệu — Nếu tài liệu được liên kết với một dự án hoặc không gian làm việc cụ thể, agent sẽ so sánh nó với các tài liệu công cộng khác trong kho kiến thức có cùng phạm vi. Nó sẽ đánh dấu các sai lệch hoặc xung đột tiềm năng.
Giải thích ngữ cảnh — Kết quả phân tích bao gồm lời giải thích tại sao một bất nhất cụ thể được xác định, cho phép người dùng hiểu và khắc phục vấn đề.

Quá trình phân tích tự động này diễn ra trong vài phút và được gắn trực tiếp vào lịch sử phiên bản của tài liệu. Khi tài liệu thay đổi, các kết quả trước vẫn có thể truy cập cho phiên bản tương ứng, và một phân tích mới có thể được kích hoạt để xác thực nội dung đã cập nhật.

Kết quả mẫu

Hãy tưởng tượng một tổ chức lưu trữ Chính sách Sử dụng Chấp nhận được và Tuyên bố Bảo vệ Dữ liệu trong kho kiến thức:

Chính sách Sử dụng Chấp nhận được quy định rằng tất cả dữ liệu khách hàng phải được mã hoá khi truyền và khi lưu.
Tuyên bố Bảo vệ Dữ liệu chỉ đề cập đến việc mã hoá khi truyền.

Khi được AI agent phân tích, hệ thống có thể làm nổi bật một bất nhất xuyên tài liệu — yêu cầu mã hoá khác nhau giữa hai tài liệu. Kết quả có thể bao gồm:

Một thông báo đánh dấu xung đột này
Bản tóm tắt chỉ ra vị trí mỗi tài liệu đề cập đến việc mã hoá
Đề xuất điều chỉnh các chính sách để đạt được sự rõ ràng và nhất quán

Trong nền tảng, các kết quả phân tích này được hiển thị trong tab Phân tích của giao diện tài liệu, tiết lộ cả bất nhất nội bộ và bên ngoài và cung cấp mô tả nguyên nhân có thể giải thích được. Người dùng sau đó có thể chỉnh sửa tài liệu gốc để khắc phục các vấn đề đã xác định và chạy lại phân tích để xác nhận các sửa đổi.