Nasıl Tutarsınız Uyum Belgelerinizi Her Zaman Güncel
Güncel Olmayan Politikaların Yüksek Maliyeti
Tek bir güncel olmayan uyum belgesi şunları yapabilir:
❌ Potansiyel müşteriler tutarsızlık gördüğünde büyük bir anlaşmayı yok edebilir
❌ Maliyetli düzeltme çalışmalarıyla denetim başarısızlıklarını tetikleyebilir
❌ Şirketinizi yasal riske maruz bırakabilir
Ancak çoğu ekip şunlara güveniyor:
- E-posta zincirleri politika güncellemelerini dağıtmak için
- “Final_Final_v3.docx” dosya adı kaosu
- Manuel kontroller, kaçınılmaz olarak bir şeyi kaçırır
İşte otomatik sürüm kontrolünün bunu nasıl çözdüğü ve Procurize’in bunu nasıl zahmetsiz kıldığı.
Manuel Belge Yönetiminin 5 Kabusu
1. Satış Ekibi Yanlış Sürümler Paylaşıyor
- Şirketlerin %42’si, potansiyellere güncel olmayan SOC 2 raporları gönderdiğini itiraf ediyor
2. Denetim Kanıtı Boşlukları
- Kaldırılmış sistemlere veya eski çalışanlara referans veren politikalar
3. Boşa Harcanan Araştırma Zamanı
- Ekipler belge güncelliğini doğrulamak için haftada 5+ saat harcıyor
4. Uyum “Köstebek Oyunu”
- Bir politikayı güncellemek, üç diğerinde bağlantıları kırar
5. Son Dakika Koşuşturmaları
- Yıllık denetim hazırlığı 3 haftalık belge avına dönüşür
Procurize Çözümü: Her Zaman Güncel Uyum
1. Tek Gerçek Kaynağı
- Tüm politikalar, raporlar ve anketler için merkezi depo
- İzin kontrolleri (görüntüle/düzenle/yönetici)
Akıllı Sürüm Kontrolü
- Sürüm numaralarını otomatik artırır (v1.0 → v1.1)
- Eski sürümleri net kaldırma tarihleriyle arşivler
- Görsel fark araçları, neyin değiştiğini tam olarak gösterir
Otomatik Bağımlılık Haritalama
Güncellediğinizde:
- Şifreleme Politikası → AI, bağlantılı öğeleri günceller:
- Güvenlik Anketi yanıtları
- Güven Merkezi alıntıları
- SOC 2 kanıt belgeleri
Gerçek Zamanlı Uyarılar
- “Bu SOC 2 raporu 30 gün içinde sona eriyor”
- “5 belge bu kaldırılmış politikaya referans veriyor”
Tek Tıklama Yayınlama
- Güncellemeleri onayla → hemen yay:
- Satış destek araçları
- Güven Merkezi
- AI anket yanıtları
Otomasyon Öncesi vs. Sonrası
| Senaryo | Manuel Süreç | Procurize ile |
|---|---|---|
| Politika güncelleme | 8 saat düzenleme/e-posta/dağıtım | 1 saat (her yere otomatik senkronizasyon) |
| Denetim kanıtı toplama | 3 hafta kazıma | 2 gün (tüm belgeler önceden düzenlenmiş) |
| Satış belge hataları | Çeyrekte 1-2 büyük hata | 0 (her zaman güncel sürümler) |
"ISO 27001 denetimimizi ilk kez sıfır bulgu ile geçtik—çünkü her belge mükemmel bir şekilde günceldi."
— Uyum Yöneticisi, Sağlık SaaS
Başlamak İçin 3 Adım
1. Mevcut Belgeleri Taşıma
- Politikaları/raporları toplu yükleme
- AI’nin sürümleri ve ilişkileri otomatik etiketlemesine izin ver
2. Güncelleme İş Akışlarını Ayarlama
- Sahipleri atayın periyodik incelemeler için
- Onay zincirlerini yapılandırın
3. Auto-Senkronizasyonu Etkinleştirme
- Güven Merkezi ve anket araçlarına bağlan
Artık Belge Sürümlerini Kovalamayacaksınız
🚀 Ücretsiz Deneme Başlat – Sürüm kontrolünü bugün otomatikleştirin