วิธีใช้ AI Autofill สำหรับแบบสอบถาม
กรอกแบบสอบถามอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพด้วยเครื่องมือ AI Autofill ของเรา ซึ่งใช้คำตอบที่คุณเคยตอบไว้ก่อนหน้าเพื่อเสนอคำตอบที่เกี่ยวข้อง
การกรอกแบบสอบถามความปลอดภัยด้วยตนเองเป็นเรื่องน่าเบื่อ — สมัครฟรี เพื่อทดลอง AI Autofill ใน Procurize Questionnaire และทำให้กระบวนการง่ายขึ้น
ฟีเจอร์ AI Autofill ใน Procurize Questionnaire ทำให้การตอบแบบสอบถามเป็นเรื่องง่ายขึ้น คุณสามารถอัปโหลดรายงาน SOC 2 หรือแบบสอบถามก่อนหน้า, หรือไฟล์ PDF หรือ Excel ใด ๆ ที่เกี่ยวข้องเป็นแหล่งข้อมูล AI Autofill จะวิเคราะห์คำตอบในอดีตของคุณและเสนอคำตอบสำหรับแบบสอบถามปัจจุบัน ซึ่งคุณสามารถยอมรับ, แก้ไข หรือปฏิเสธได้ คำตอบที่ได้บันทึกไว้เพื่อใช้ในโอกาสต่อไป ช่วยสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ราบรื่นและประหยัดเวลา
AI Autofill รองรับเนื้อหาจากไฟล์ Excel หรือ PDF ใด ๆ แต่ไม่รองรับไฟล์รูปภาพ (รวมถึงรูปใน PDF) หรือไฟล์ที่มีรหัสผ่าน
เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ให้ใช้เอกสารแหล่งที่สอดคล้องกับหัวข้อของแบบสอบถามอย่างใกล้เคียง การตรวจสอบแบบสอบถามอย่างเร็ว ๆ จะช่วยระบุว่าเอกสารใดควรให้พร้อม เราแนะนำให้เริ่มต้นด้วยรายงาน SOC 2, นโยบายความปลอดภัยข้อมูลขององค์กร, และแบบสอบถามที่เคยทำเสร็จแล้ว ในหลาย ๆ กรณี AI Autofill สามารถกรอกแบบสอบถามความปลอดภัยทั่วไปได้มากกว่า 90 %
วิธีใช้ AI Autofill ใน Procurize Questionnaire
ฟีเจอร์ AI Autofill ใน Procurize Questionnaire จะสร้างข้อเสนอคำตอบตามแหล่งข้อมูลที่คุณให้ไว้ คุณสามารถเพิ่มแหล่งข้อมูลได้ 3 วิธี:
- จากแบบสอบถามใด ๆ ที่คุณเคยกรอกใน Procurize Questionnaire (นำเข้าแบบแมนนวลหรือจากคำขอ)
- จากไฟล์ PDF หรือ Excel ที่เก็บไว้ใน Knowledge Base ของคุณ
เพื่อเริ่มต้น ไปที่ Questionnaires แล้วนำเข้าแบบสอบถามใหม่หรือเปิดแบบสอบถามที่พร้อมจะทำต่อ คุณสามารถเปิด AI Autofill ได้จากช่องกรอกที่ด้านบนของแบบสอบถาม หรือจากเมนู Tools ที่อยู่ด้านล่าง
เรียกดูแหล่งข้อมูลใน Knowledge Base ที่เกี่ยวข้องกับแบบสอบถามที่คุณกำลังทำอยู่
💡 เคล็ดลับ: การปฏิบัติตามแหล่งข้อมูลกำหนดโดยการเชื่อมโยงกับโครงการ หากองค์กรของคุณกำหนดโครงการไว้ หากองค์กรของคุณไม่ได้ใช้โครงการ แหล่งข้อมูลทั้งหมดในสถานะ Active จะถูกใช้ ดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่ การใช้โครงการ
คุณสามารถเลือกให้ AI เสนอคำตอบเฉพาะในช่องที่ยังว่างเปล่าได้ การเปิดใช้งานตัวเลือกนี้จะทำให้คำตอบที่คุณกรอกไว้แล้วไม่ถูกเปลี่ยนแปลง
AI Autofill อาจใช้เวลาสองสามนาทีจนเสร็จ กระบวนการจะทำงานต่อในพื้นหลัง แม้คุณจะออกจากหน้าหนึ่งของแบบสอบถามก็ตาม
การตรวจสอบข้อเสนอโดย AI
เมื่อ AI Autofill เสร็จสิ้นแล้ว คุณสามารถตรวจสอบคำตอบที่เสนอและสรุปการตอบของคุณได้
แถบความคืบจะแสดงเปอร์เซ็นต์ของแบบสอบถามที่กรอกแล้ว ตัวอย่างเช่น ถ้าตอบได้ 26 จาก 45 คำถาม (58 %) แถบจะแสดงค่าเหล่านั้น สีฟ้าแสดงถึงคำตอบที่ยอมรับหรือกรอกด้วยตนเอง ส่วนสีส้มแสดงข้อเสนอของ AI Autofill ที่ยังรอการตรวจสอบ
คำถามที่มีข้อเสนอจาก AI จะปรากฏเป็นสีส้มในเมนูด้านข้าง ไอคอนสีขาวแสดงถึงคำถามที่ตอบหรือได้รับการอนุมัติแล้ว ส่วนไอคอนสีส้มแสดงถึงคำตอบที่ AI Autofill เสนอและกำลังรอการตรวจสอบ
ใช้กล่องข้อเสนอเพื่อ ยอมรับ, ปฏิเสธ, หรือแก้ไขคำตอบที่ AI Autofill สร้างขึ้นโดยตรงในแบบฟอร์ม เพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม ให้คลิกไอคอนข้อมูลเพื่อดูรายละเอียดของข้อเสนอ รวมถึงเอกสารแหล่งข้อมูลที่ใช้สร้างคำตอบ
คลิก ยอมรับ เพื่อยืนยันและบันทึกคำตอบที่เสนอ หากคุณเลือก ปฏิเสธ ข้อความที่เสนอจะถูกลบ สำหรับคำถามแบบเลือกหลายตัวเลือก คุณสามารถยืนยันการเลือกได้โดยเลือกตัวเลือกที่ถูกต้องโดยตรง หรือคลิก ยอมรับ ในกล่องข้อเสนอ
สำหรับคำตอบแบบข้อความอิสระ คุณสามารถแทนที่ข้อเสนอของ AI ด้วยเนื้อหาจากแหล่งข้อมูลอื่นโดยคลิก ใช้แหล่งข้อมูลนี้ ถัดจากเอกสารที่ต้องการ
บทความที่เกี่ยวข้อง
วิธีนำเข้าและกรอกแบบสอบถามความปลอดภัย
AI กำลังเปลี่ยนแปลงกระบวนการแบบสอบถามความปลอดภัยอย่างไร