เอเจนต์ AI สำหรับการวิเคราะห์สัญญา นโยบาย และคำแถลงของบริษัท
พื้นฐาน
องค์กรต่างๆ จัดการกับปริมาณเอกสารจำนวนมาก เช่น สัญญา นโยบายภายใน คำแถลงการปฏิบัติตาม และวัสดุอ้างอิงอื่นๆ อย่างดั้งเดิม ทีมงานต้องตรวจทานเอกสารเหล่านี้ด้วยตนเองเพื่อให้แน่ใจว่ามีความสอดคล้อง ถูกต้อง และเป็นไปตามข้อกำหนด — กระบวนการที่ใช้เวลานานและเสี่ยงต่อข้อผิดพลาด ด้วยการเติบโตของ AI สร้างสรรค์และการเข้าใจภาษาธรรมชาติ ระบบอัจฉริยะจึงสามารถช่วยในการวิเคราะห์เหล่านี้ในระดับใหญ่ ทำหน้าที่เป็น เอเจนต์ AI ที่เสริมความเชี่ยวชาญของมนุษย์ได้
ฟีเจอร์ การวิเคราะห์เอกสาร ของ Procurize AI แสดงให้เห็นถึงการเปลี่ยนแปลงนี้ ไม่ใช่เพียงแค่เก็บเอกสารในคลังข้อมูลเท่านั้น แต่แพลตฟอร์มใช้ AI เพื่อ วิเคราะห์เนื้อหา ระบุความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้น และประเมินความสอดคล้องกับความรู้ขององค์กรอื่นๆ — ทั้งหมดโดยไม่ต้องตรวจสอบด้วยมือ การเปลี่ยนแปลงนี้ทำให้การจัดเก็บเอกสารแบบคงที่กลายเป็นชั้นข้อมูลอัจฉริยะที่สนับสนุนกระบวนการปฏิบัติตามและการกำกับดูแล
วัตถุประสงค์
- ตรวจจับ ความไม่สอดคล้องภายใน ของเอกสาร
- ระบุ ความขัดแย้งหรือความแตกต่าง ระหว่างเอกสารหนึ่งกับเนื้อหาในฐานความรู้สาธารณะอื่น
- ช่วยทีมรักษาชุด นโยบาย สัญญา และหลักฐานการปฏิบัติตามที่มีความสอดคล้องกันเอง
- เร่งกระบวนการตรวจทานและลดความพยายามในการตรวจสอบด้วยตนเอง
โดยการใช้เอเจนต์ AI นี้ องค์กรจะได้รับความเข้าใจที่ชัดเจนยิ่งขึ้นเกี่ยวกับนโยบายและหลักฐานการปฏิบัติตาม ลดการตีความที่ขัดแย้งกัน และเพิ่มความมั่นใจในกระบวนการปฏิบัติตามอัตโนมัติ
วิธีการทำงานของเอเจนต์
การเข้าใจเนื้อหาด้วย AI
เมื่อเอกสารถูกจัดเก็บในฐานความรู้ การวิเคราะห์เอกสารด้วย AI จะดำเนินการตรวจสอบอัจฉริยะดังต่อไปนี้:
- การนำเข้าและการตีความเนื้อหา — เอเจนต์ AI จะรับข้อความของเอกสารและตีความโครงสร้างและความหมายเชิงสาระโดยใช้โมเดลประมวลผลภาษาธรรมชาติ (NLP) มันทำมากกว่าการจับคู่คำสำคัญเพื่อเข้าใจความหมายและบริบท.
- การตรวจสอบความสอดคล้องภายใน — เอเจนต์ประเมินว่าตำแหน่งต่าง ๆ ของเอกสารเดียวกันขัดแย้งกันหรือไม่ — เช่น นิยามนโยบายที่ไม่สอดคล้องหรือข้อกำหนดที่ขัดแย้ง.
- การเปรียบเทียบข้ามเอกสาร — หากเอกสารเชื่อมโยงกับโครงการหรือพื้นที่ทำงานเฉพาะ เอเจนต์จะเปรียบเทียบกับเอกสารสาธารณะอื่นในฐานความรู้ที่เกี่ยวข้องกับขอบเขตเดียวกัน และทำเครื่องหมายความแตกต่างหรือความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้น.
- คำอธิบายตามบริบท — ผลการวิเคราะห์จะรวมคำอธิบายว่าทำไมความไม่สอดคล้องนั้นจึงถูกระบุ ทำให้ผู้ใช้เข้าใจและแก้ไขปัญหาได้.
การวิเคราะห์อัตโนมัตินี้ดำเนินการภายในหลายนาทีและเชื่อมต่อโดยตรงกับประวัติการแก้ไขของเอกสาร หากเอกสารถูกเปลี่ยน ผลลัพธ์ก่อนหน้านี้ยังคงเข้าถึงได้สำหรับการแก้ไขที่สอดคล้อง และสามารถเรียกการวิเคราะห์ใหม่เพื่อยืนยันเนื้อหาอัพเดต
ตัวอย่างผลลัพธ์
สมมติว่าองค์กรหนึ่งมี นโยบายการใช้งานที่ยอมรับได้ และ คำแถลงการปกป้องข้อมูล ในฐานความรู้ของตน:
- นโยบายการใช้งานที่ยอมรับได้ระบุว่าข้อมูลลูกค้าทั้งหมดต้องถูกเข้ารหัสทั้งในระหว่างการส่งและที่พักข้อมูล
- คำแถลงการปกป้องข้อมูลกล่าวถึงการเข้ารหัสเฉพาะระหว่างการส่งเท่านั้น
เมื่อถูกวิเคราะห์โดยเอเจนต์ AI ระบบอาจเน้น ความไม่สอดคล้องข้ามเอกสาร — ข้อกำหนดการเข้ารหัสต่างกันระหว่างสองเอกสาร ผลลัพธ์อาจประกอบด้วย:
- ข้อความที่ระบุความขัดแย้งนี้
- สรุปที่แสดงว่าทเอกสารแต่ละฉบับกล่าวถึงการเข้ารหัสที่ไหน
- ข้อเสนอแนะเพื่อปรับนโยบายให้สอดคล้องกันเพื่อความชัดเจนและความต่อเนื่อง
ในแพลตฟอร์ม ผลการวิเคราะห์เหล่านี้จะแสดงใน แท็บการวิเคราะห์ ของมุมมองเอกสาร เปิดเผยความไม่สอดคล้องทั้งภายในและภายนอก พร้อมให้คำอธิบายสาเหตุที่อธิบายได้ ผู้ใช้สามารถแก้ไขเอกสารต้นฉบับเพื่อแก้ปัญหาที่พบและเรียกการวิเคราะห์ใหม่เพื่อยืนยันการแก้ไข