Från manuellt till automatiserat: Använd lagrade policies för att fylla i frågeformulär
Om ditt säkerhetsteam fortfarande kopierar svar för hand från gamla dokument för att besvara varje kunds säkerhetsfrågeformulär, är du inte ensam – men du är också inte skalbar.
I dagens B2B‑SaaS‑landskap är det rutin att svara på leverantörsriskbedömningar. Men varje formulär kräver fortfarande att man hämtar information från policies, rapporter och efterlevnadsdokument – varje gång.
Det är här automatisering, drivet av lagrade och strukturerade policies, förändrar spelet.
I den här artikeln utforskar vi hur centralisering av ditt företags offentliga och interna policies – och att göra dem AI‑läsliga – kan automatiskt fylla i säkerhetsfrågeformulär med korrekta, konsekventa svar.
Problemet: Policies finns överallt (och ingenstans)
Din organisation har redan informationen som behövs för att svara på de flesta säkerhetsfrågeformulär. Problemet är att den är spridd över:
- PDF‑versioner av dina säkerhets‑ och sekretesspolicyer
- Molnmapp med namngivningskonventioner som ingen kommer ihåg
- Statiska versioner som delas i Slack eller e‑mail
- Isolerad kunskap i huvudet på IT‑, juridik‑ eller efterlevnadspersonal
Så när ett Excel‑blad med 200 frågor kommer in måste någon gräva igenom gamla svar eller skriva om svaren manuellt baserat på samma dokument – om och om igen.
Det är inte ett kunskapsproblem. Det är ett systemproblem.
Lösningen: Strukturerade, lagrade policies + AI‑driven matchning
Vår plattform låter dig ladda upp, organisera och märka dina policies – offentliga eller interna – i en central dashboard. Dessa policies blir sedan en del av en AI‑driven kunskapsbas som kan sökas, refereras och återanvändas.
Så här fungerar det i praktiken:
📚 Steg 1: Lagra och strukturera dina policies
Ladda upp dina dokument (t.ex. Informationssäkerhetspolicy, Sekretesspolicy, BCP, Åtkomstkontrollpolicy) så parsar systemet dem automatiskt till sökbara innehållsblock.
- Märk avsnitt efter ämne (t.ex. datalagring, kryptering, åtkomstkontroller)
- Ställ in synlighet (offentlig vs. intern)
- Spåra versioner och författare
✅ Nu är din dokumentation inte längre begraven – den är användbar.
🤖 Steg 2: AI läser och mappar innehållet
När ett nytt frågeformulär anländer analyserar AI‑motorn varje fråga och mappar den till relevanta avsnitt i dina lagrade policies.
- Om en fråga lyder ”Använder ni kryptering för lagrad data?” – plattformen hittar motsvarande avsnitt i din Informationssäkerhetspolicy.
- Om den frågar om din incident‑respons‑process – visar den och utformar ett svar baserat på din faktiska IR‑policy.
✅ AI gissar inte – den svarar med dina riktiga, lagrade dokument.
⚙️ Steg 3: Autogenerera utkast‑svar
Systemet fyller sedan i frågeformuläret med AI‑genererade utkast‑svar. Dessa är:
- Baserade på ditt officiella språk i policyerna
- Kontextmedvetna (t.ex. anpassade till kundens formulering)
- Enkla att granska och godkänna
✅ Du går från noll till fullständigt utkast på minuter – med svar du kan stå bakom.
🔄 Steg 4: Håll allt i synk
När du uppdaterar dina policies – för nya kontroller, revisioner eller regulatoriska krav – uppdateras AI‑kunskapsbasen automatiskt. Detta säkerställer att:
- Den senaste versionen alltid används
- Du slipper manuellt uppdatera svarsbanker eller mallar
- Kontinuerlig noggrannhet och konsistens i kundinteraktioner
✅ Du slutar upprepa dig själv – och börjar svara med självförtroende.
Varför detta är viktigt för B2B‑SaaS
Stora företagskunder förväntar sig snabba, korrekta och konsekventa svar på sina säkerhetsfrågor. Om dina svar varierar mellan olika formulär – eller känns föråldrade – skapar du friktion och risk.
Att använda lagrade, strukturerade policies för att automatisera svar på frågeformulär hjälper dig att:
- Snabba på affärscykler med snabbare leverantörsbedömningar
- Minska arbetsbördan för säkerhets-, juridik‑ och efterlevnadsteam
- Säkerställa konsekvens och trovärdighet i varje kundinteraktion
- Skala säkerhetsarbetet utan att öka personalstyrkan