Hoe AI Autofill te gebruiken voor vragenlijsten
Vul vragenlijsten snel en efficiënt in met onze AI Autofill-tool, die gebruik maakt van je eerder ingevulde antwoorden om relevante suggesties te doen.
Manueel beveiligingsvragenlijsten invullen is eentonig — gratis aanmelden om AI Autofill in Procurize Vragenlijst te proberen en het proces te vereenvoudigen.
De AI Autofill-functie in Procurize Vragenlijst stroomlijnt hoe je reageert op vragenlijsten. Je kunt SOC 2 rapporten, eerdere vragenlijsten of andere relevante PDF‑ of Excel‑bestanden uploaden om als bronmateriaal te gebruiken. AI Autofill analyseert je historische antwoorden en stelt antwoorden voor de huidige vragenlijst voor, die je gemakkelijk kunt accepteren, bewerken of weigeren. Je definitieve antwoorden kunnen worden opgeslagen voor toekomstig gebruik, waardoor je een soepel en tijdsbesparend werkproces opbouwt.
AI Autofill ondersteunt inhoud uit elk Excel‑ of PDF‑document. Let op dat het geen beeldbestanden (inclusief afbeeldingen binnen PDF’s) of met een wachtwoord beveiligde bestanden verwerkt.
Voor de beste resultaten gebruik je brondocumenten die nauw aansluiten bij de onderwerpen van de vragenlijst. Een snelle beoordeling van de vragenlijst kan helpen bepalen welke documenten je moet leveren. We raden aan te beginnen met een SOC 2 rapport, de informatiebeveiligingsbeleid van je organisatie en eerder ingevulde vragenlijsten. In veel gevallen kan AI Autofill meer dan 90 % van de veelvoorkomende beveiligingsvragenlijsten automatisch invullen.
Hoe AI Autofill te gebruiken in Procurize Vragenlijst
De AI Autofill-functie in Procurize Vragenlijst genereert antwoordsuggesties op basis van de bronnen die je levert. Je kunt bronmateriaal op drie manieren toevoegen:
- Van alle vragenlijsten die je eerder hebt ingevuld in Procurize Vragenlijst (handmatig geïmporteerd of via een verzoek voltooid)
- Van PDF‑ of Excel‑documenten die zijn opgeslagen in je kennisbank
Om te beginnen ga je naar Vragenlijsten, en importeer je een nieuwe vragenlijst of open je er één die je wilt invullen. Je kunt AI Autofill starten via de prompt bovenaan de vragenlijst, of via het Gereedschappen‑menu onderaan.
Blader door de bronnen in je kennisbank die relevant zijn voor de vragenlijst die je verwerkt.
💡 Tip: Bronnaleving wordt bepaald door te koppelen aan projecten als je organisatie projecten heeft gedefinieerd. Als je organisatie geen projecten gebruikt, worden alle bronnen in de actieve status gebruikt. Zie Projecten gebruiken voor meer details.
Je kunt ervoor kiezen AI‑suggesties te beperken tot alleen lege velden. Het inschakelen van deze instelling zorgt ervoor dat reeds ingevulde antwoorden ongewijzigd blijven en niet worden vervangen door nieuwe suggesties.
AI Autofill kan enkele minuten duren om te voltooien. Het proces blijft op de achtergrond draaien, zelfs als je de vragenlijstpagina verlaat.
AI‑gegenereerde suggesties beoordelen
Als AI Autofill voltooid is, kun je de voorgestelde antwoorden beoordelen en je reacties finaliseren.
Een voortgangsbalk toont hoeveel van de vragenlijst is ingevuld. Als bijvoorbeeld 26 van de 45 vragen beantwoord zijn (58 %), zal de balk dit weergeven. Blauw duidt antwoorden aan die zijn geaccepteerd of handmatig ingevoerd, terwijl oranje de suggesties van AI Autofill markeert die nog in beoordeling staan.
Vragen met AI‑gegenereerde suggesties verschijnen ook oranje in de zijbalknavigatie. Witte pictogrammen tonen vragen die beantwoord of goedgekeurd zijn door een gebruiker, terwijl oranje pictogrammen antwoorden aangeven die door AI Autofill zijn gesuggereerd en nog wacht op beoordeling.
Gebruik de suggestie‑box om de AI Autofill‑gegenereerde antwoord te accepteren, te weigeren, of te bewerken direct in het formulier. Klik voor meer context op het informatie‑icoon om details over de suggestie te bekijken, inclusief welke bron documenten zijn gebruikt om het antwoord te genereren.
Klik op Accepteren om het voorgestelde antwoord te bevestigen en op te slaan. Als je Weigeren kiest, wordt de voorgestelde tekst verwijderd. Bij meerkeuzevragen kun je de selectie bevestigen door de juiste optie direct te kiezen of door op Accepteren in de suggestie‑box te klikken.
Voor vrije‑tekst antwoorden kun je de AI‑suggestie vervangen door inhoud uit een andere bron door op Deze bron gebruiken naast het gewenste document te klikken.
Gerelateerde artikelen
Hoe beveiligingsvragenlijsten te importeren en in te vullen
Hoe AI het beveiligingsvragenlijstproces transformeert
Hoe beveiligingsvragenlijsten te stroomlijnen met AI
De ultieme gids voor het beantwoorden van beveiligingsvragenlijsten