Geriausios praktikos, skirtos organizuoti atitikties ataskaitas maksimuminei efektyvumui

Kodėl svarbu organizuoti atitikties ataskaitas

Blogai organizuota atitikties dokumentacija sukelia:

❌ Prarastas laikas ieškant ataskaitų audito metu
❌ Vėluojantys sandoriai, kai pardavimų komanda negali rasti naujausios sertifikacijos
❌ Nesėkmingi auditai dėl pasenusių ar trūkstamų įrodymų

Įmonės, turinčios gerai struktūruotas sistemas:

✅ Įvykdo auditą 50 % greičiau
✅ Atsako į saugumo klausimynus per kelias minutes
✅ Išlaiko nuolatinę atitiktį

5 esminės geriausios praktikos

1. Standartizuokite pavadinimų konvencijas

Netinkamai:

SOC2_2023_Final_v2_Draft.pdf
ISO Cert old.docx

Tinkamai:

[Įmonė]_SOC2_Type2_2024-05_Report.pdf
[Įmonė]_ISO27001_Certificate_2024-06.pdf

Pro patarimas: Įtraukite:

Dokumento tipą (SOC 2, ISO 27001, PenTest)
Metus/mėnesį
Versiją (jei taikoma)

2. Klasifikuokite pagal struktūrą ir kontrolę

Aplankų struktūros pavyzdys:

📂 Atitikties ataskaitos  
├── 📁 SOC 2  
│   ├── 📁 CC6.1 (Šifravimas)  
│   └── 📁 CC7.1 (Pažeidžiamumo valdymas)  
├── 📁 ISO 27001  
│   ├── 📁 A.8.2.3 (Kriptografinės kontrolės)  
│   └── 📁 A.12.6.1 (Techniniai pažeidžiamumai)  
└── 📁 GDPR  
    ├── 📁 32 straipsnis (Saugumo priemonės)  
    └── 📁 30 straipsnis (Apdorojimo įrašai)

3. Įgyvendinkite versijavimą

Naudokite aiškius versijų numerius (v1.0, v2.1)
Pridėkite „Paskutinį atnaujinimą“ datas prie visų dokumentų
Archyvuokite senas versijas (nedeginkite)

Įrankiai, automatizuojantys tai:

Procurize auto-versijavimas
Git‑tipo keitimo sekimas

4. Sukurkite gyvą dokumentaciją

Paverkite statines ataskaitas veiksmingais ištekliais:

Hiperlinkai tarp susijusių dokumentų
Pridėkite ieškomas žymas (pvz., #šifravimas, #prieigos-kontrolė)
Įtraukite santraukos lapelius pardavimų komandai

Pavyzdys:

SOC 2 greitosios nuorodos vadovas
Audito laikotarpis: sausis‑dešimtis 2024 m.
Pagrindinės kontrolės: CC6.1 (Šifravimas), CC7.1 (Pažeidžiamumo valdymas)
Atsisiųsti visą ataskaitą: [Nuoroda]

5. Leiskite prieigą per skirtingas komandas

Leidimų lygių pavyzdys:

Pardavimai: Tik skaityti prieigą prie esamų sertifikatų
Saugumas: Redagavimo teisės įrodymų rinkimui
Auditoriai: Laikini prieigos portalai

Realios įgyvendinimo pavyzdys

Įmonė: CloudSecure (B serijos SaaS)

Prieš:

Vidutiniškai 12 valandų ruošiantis auditui
Dažni pardavimų užklausimai dėl „naujausios SOC 2 ataskaitos“

Po automatizacijos įgyvendinimo:

Surūšiuota 300+ dokumentų pagal struktūrą/kontrolę
Sukurta AI‑ieškoma saugykla
Nustatyti automatiniai galiojimo pabaigos įspėjimai

Rezultatai:

Audito pasirengimo laikas sumažėjo iki 3 valandų
Nėra dokumentų užklausų iš pardavimų (savitarpio aptarnavimas)

Kaip Procurize automatizuoja šį procesą

Mūsų platforma padeda jums:

🔹 Automatiškai klasifikuoti įkeltas ataskaitas
🔹 Susieti susijusius įrodymus per skirtingas struktūras
🔹 Įspėti, kai reikia atnaujinimų

🚀 Pradėkite nemokamą bandomąją versiją – įgyvendinkite šias geriausias praktikas per 1 dieną.