手作業から 自動化へ：保存されたポリシーで 質問票を自動入力
もし、セキュリティチームが依然として過去の文書から回答を手作業でコピーして、顧客のセキュリティ質問票に答えているのであれば、あなたは一人ではありません—しかし、スケーラビリティがありません。
今日の B2B SaaS の環境では、ベンダーリスク評価への回答はビジネスの常套手段です。しかし、各質問票は毎回、ポリシーやレポート、コンプライアンス文書から情報を引き出す必要があります。
ここで、保存され構造化されたポリシーに支えられた自動化がゲームを変えます。
本記事では、会社の公開・内部ポリシーを集中管理し、AI が読み取れる形にすることで、正確で一貫した回答を自動的に質問票に埋め込む方法を探ります。
問題点： ポリシーは至る所に（でもどこにも）ない
組織はほとんどのセキュリティ質問票に答えるための情報を既に保有しています。問題はそれが以下のように散在していることです。
- セキュリティ・プライバシーポリシーの PDF 版
- 誰も覚えていない命名規則が付いたクラウドフォルダー
- Slack やメールで共有された静的バージョン
- IT、法務、コンプライアンス担当者の頭の中に閉じた知識
そのため、200 問の Excel シートが届くたびに、過去の回答を掘り起こすか、同じ文書をもとに手作業で回答を書き直す必要があります—何度も繰り返し。
知識の問題ではなく、システムの問題です。
解決策： 構造化・保存ポリシー ＋ AI 駆動マッチング
当社プラットフォーム では、ポリシーをアップロード、整理、タグ付け（公開・内部問わず）し、中央ダッシュボードに集約できます。これらのポリシーは AI が検索・参照・再利用できるナレッジベースの一部となります。
実際のフローは次の通りです：
📚 ステップ 1： ポリシーを保存・構造化する
文書（例：情報セキュリティポリシー、プライバシーポリシー、BCP、アクセス制御ポリシー）をアップロードすると、システムが自動で検索可能なコンテンツブロックに解析します。
- トピック（例：データ保持、暗号化、アクセス制御）でセクションにタグ付け
- 可視性を設定（公開 vs. 社内）
- バージョンと作成者を追跡
✅ これでドキュメントが埋もれず、使えるようになります。
🤖 ステップ 2： AI がコンテンツを読み取りマッピングする
新しい質問票が届くと、AI エンジンが各質問を解析し、保存されたポリシーの該当セクションにマッピングします。
- 「データが保存時に暗号化されていますか？」と聞かれたら、プラットフォームは情報セキュリティポリシーの該当箇所を提示。
- インシデント対応プロセスについて聞かれたら、実際の IR ポリシーに基づき回答を作成します。
✅ AI は推測せず、実際の保存文書を用いて回答します。
⚙️ ステップ 3： 下書き回答を自動入力
システムは質問票に AI 生成の下書き回答を自動で埋め込みます。これらは：
- 公式ポリシーの文言に基づく
- コンテキスト対応（顧客の表現に合わせて調整）
- 簡単にレビュー・承認可能
✅ 数分でゼロから完成した下書きができ、裏付けのある回答を提供できます。
🔄 ステップ 4： すべてを同期させ続ける
ポリシーを更新すると（新たなコントロール、監査結果、規制要件など）、AI のナレッジベースも自動で更新されます。これにより：
- 常に最新バージョンが使用される
- 回答バンクやテンプレートを手動で更新する必要がない
- 顧客とのやり取り全体で継続的な正確性と一貫性が保たれる
✅ 繰り返し作業から解放され、 自信を持って回答できるようになります。
B2B SaaS における 重要性
エンタープライズ顧客は、セキュリティに関する迅速・正確・一貫した回答を期待します。回答が質問票ごとにばらつく、または古く見えると、摩擦とリスクが生じます。
保存・構造化されたポリシーで質問票回答を自動化することで、次の効果が得られます：
- 取引サイクルの加速：ベンダー評価が迅速に完了
- 作業負荷の削減：セキュリティ・法務・コンプライアンスチームの時間を節約
- 一貫性と信頼性の確保：すべての顧客接点で同じ品質の回答
- 人的リソースを増やさずにセキュリティ業務をスケール