10 Dokumen Kepatuhan yang Harus Dimiliki Setiap B2B SaaS Secara Siap Pakai
Saat perusahaan B2B SaaS naik ke pasar atas, keamanan dan kepatuhan menjadi kritis dalam setiap interaksi dengan pelanggan. Baik Anda mengejar kesepakatan perusahaan besar maupun menjalani penilaian risiko vendor, memiliki dokumentasi kepatuhan yang tepat siap pakai dapat secara signifikan mengurangi gesekan, mempercepat penjualan, dan membangun kepercayaan.
Tapi dokumen apa yang sebenarnya penting? Apa yang diharapkan tim pengadaan dan keamanan ketika mengevaluasi produk Anda?
Berikut 10 dokumen kepatuhan utama yang harus dimiliki setiap perusahaan SaaS secara siap pakai—dan idealnya, terorganisir dalam repositori terpusat yang dapat dicari, yang dapat mendukung halaman Kepercayaan Anda serta respons kuisioner berbantuan AI.
1. Kebijakan Keamanan Informasi
Dokumen ini menjelaskan pendekatan organisasi Anda dalam melindungi data pelanggan. Harus menggambarkan kontrol teknis dan administratif, praktik enkripsi, persyaratan otentikasi, serta prosedur manajemen akses.
Mengapa penting: Membuktikan bahwa Anda telah memformalkan dan mengoperasionalkan postur keamanan Anda.
2. Kebijakan Privasi
Kebijakan privasi yang jelas dan dapat diakses publik sangat penting untuk menunjukkan kepatuhan terhadap regulasi seperti GDPR, CCPA, atau undang‑undang perlindungan data lainnya. Kebijakan harus menjelaskan data apa yang Anda kumpulkan, mengapa, bagaimana penggunaannya, dan hak pengguna.
Mengapa penting: Pembeli ingin tahu bagaimana data pribadi pengguna mereka akan ditangani.
3. Laporan SOC 2 (Tipe I atau II)
Kepatuhan SOC 2 merupakan salah satu laporan audit yang paling sering diminta dalam B2B SaaS. Laporan ini memvalidasi bahwa keamanan, ketersediaan, kerahasiaan, atau prinsip kepercayaan lainnya telah diperiksa oleh auditor pihak ketiga.
Mengapa penting: Ini adalah sinyal kepercayaan utama bagi pembeli perusahaan, dan sering menjadi persyaratan pengadaan.
4. Perjanjian Pemrosesan Data (DPA)
DPA Anda menjelaskan bagaimana Anda menangani data atas nama pelanggan, terutama data pribadi atau sensitif. Harus mencakup tanggung jawab, sub‑processor, jangka waktu pemberitahuan pelanggaran, dan lain‑lain.
Mengapa penting: Merupakan persyaratan hukum bagi banyak pelanggan di bawah GDPR dan undang‑undang serupa.
5. Kebijakan Tanggap Insiden
Dokumen ini merinci proses Anda dalam mengidentifikasi, mengelola, dan mengkomunikasikan insiden keamanan. Harus mencakup peran, tanggung jawab, jangka waktu respons, dan praktik pasca‑mortem.
Mengapa penting: Pelanggan ingin tahu seberapa siap Anda bila terjadi sesuatu yang tidak diinginkan.
6. Rencana Keberlangsungan Bisnis & Pemulihan Bencana
Apa yang terjadi bila infrastruktur Anda gagal atau terjadi pemadaman regional? Dokumen ini menunjukkan bagaimana sistem dan data Anda akan dipulihkan—dan bagaimana downtime diminimalkan.
Mengapa penting: Ketersediaan dan ketahanan menjadi perhatian utama bagi pembeli TI perusahaan.
7. Kebijakan Penggunaan yang Dapat Diterima
Kebijakan ini menjelaskan apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan pelanggan serta pengguna akhir dengan platform Anda. Membantu mengelola risiko hukum dan mendukung penegakan ketentuan layanan.
Mengapa penting: Menetapkan ekspektasi dengan jelas dan dapat dirujuk saat ada sengketa dukungan atau hukum.
8. Kebijakan Kontrol Akses
Mendefinisikan bagaimana akses ke sistem dan data diberikan, ditinjau, dan dicabut untuk tim internal. Sering kali mencakup prinsip seperti hak paling rendah dan review akses periodik.
Mengapa penting: Menunjukkan bahwa Anda mengelola akses karyawan dengan mempertimbangkan keamanan.
9. Daftar Vendor/Sub‑processor
Daftar terperinci vendor pihak ketiga dan sub‑processor yang menangani data pelanggan, termasuk tujuan dan wilayahnya. Ini biasanya menjadi bagian dari halaman Kepercayaan atau DPA.
Mengapa penting: Pelanggan membutuhkan transparansi pada rantai pasokan data Anda.
10. Ikhtisar Keamanan & Kepatuhan (One‑Pager atau Whitepaper)
Dokumen ringkas dan dirancang dengan baik yang memberikan gambaran sekilas tentang postur keamanan dan kepatuhan Anda—termasuk sertifikasi, kebijakan utama, dan komitmen.
Mengapa penting: Menjadi pintu masuk yang ramah eksekutif ke dokumentasi yang lebih luas.
Bonus: Jadikan Dokumen‑dokumen Ini Bekerja untuk Anda
Memiliki dokumen‑dokumen ini hanyalah awal. Apa yang membedakan perusahaan SaaS yang telah matang secara keamanan adalah bagaimana mereka mengelola, membagikan, dan memelihara dokumen‑dokumen tersebut.
Platform kami membantu Anda:
- Menyimpan dan mengkategorikan semua dokumen kepatuhan dalam satu dasbor
- Secara otomatis menggunakan kembali konten yang telah disetujui dalam kuisioner keamanan
- Menerbitkan dokumen langsung ke halaman Kepercayaan publik Anda
- Merevisi dan meninjau kebijakan bersama pemangku kepentingan internal
- Memenuhi permintaan pelanggan dengan cepat selama penilaian vendor
Singkatnya, kami mengubah dokumentasi kepatuhan Anda dari beban menjadi keunggulan kompetitif.