Hogyan tartsuk a megfelelőségi dokumentumainkat mindig naprakészen
Az elavult szabályzatok magas ára
Egyetlen elavult megfelelőségi dokumentum:
❌ Megfoszthat egy vállalati üzletet, ha a potenciális ügyfelek ellentmondásokat találnak
❌ Audithibákat idézhet elő, amelyek költséges javítással járnak
❌ Jogos kockázatnak teszi ki a céget
Azonban a legtöbb csapat a következőkre támaszkodik:
- E-mail láncokra a szabályzatfrissítések terjesztéséhez
- „Final_Final_v3.docx” fájlnévkáoszra
- Manuális ellenőrzésekre, amelyek elkerülhetetlenül lemaradnak valamit
Íme, hogyan oldja meg minden automatizált verziókezelés ezt a problémát—és hogyan teszi ezt könnyedén a Procurize.
Az 5 rémálom a manuális dokumentumkezelésben
1. Az értékesítés rossz verziót oszt meg
- A vállalatok 42 %-a beismeri, hogy elavult SOC 2 jelentéseket küld a potenciális ügyfeleknek
**2. Audit bizonyíték hiányok
- Szabályzatok, amelyek kivezetett rendszerekre vagy korábbi munkavállalókra hivatkoznak
**3. Elpazarolt vizsgálati idő
- A csapatok 5 + órát/hetet töltenek a dokumentumok aktuális állapotának ellenőrzésével
4. Megfelelőségi „Whack‑a‑Mole”
- Egy szabályzat frissítése szétkapja a hivatkozásokat három másikban
**5. Utolsó pillanatbeli rohögés
- Az éves audit előkészítése három hetes dokumentumvadászattá válik
A Procurize megoldás: Mindig‑aktuális megfelelőség
**1. Egyetlen igazságforrás
- Központi tárhely minden szabályzathoz, jelentéshez és kérdőívhez
- Jogosultság‑szabályozás (olvasás/szerkesztés/admin)
2. Intelligens verziókezelés
- Automatikusan növekvő verziószámok (v1.0 → v1.1)
- Régi verziók archiválása egyértelmű megszűnési dátumokkal
- Vizuális diff‑eszközök, amelyek pontosan mutatják, mi változott
3. Automatizált függőség leképezés
Amikor frissít:
- Titkosítási szabályzat → Az AI frissíti a kapcsolódó:
- Biztonsági kérdőív‑válaszok
- Trust Center kivonatok
- SOC 2 bizonyíték‑dokumentumok
4. Valós‑idő értesítések
- „Ez a SOC 2 jelentés 30 nap múlva lejár”
- „5 dokumentum hivatkozik erre a kivezetett szabályzatra”
5. Egy‑kattintásos publikálás
- Frissítések jóváhagyása → azonnal szétterjed a:
- Értékesítési engedélyező eszközök
- Trust Center
- AI kérdőív‑válaszok
Automatizálás előtti vs. utáni állapot
| Forgatókönyv | Manuális folyamat | Procurize‑szal |
|---|---|---|
| Szabályzat frissítése | 8 óra szerkesztés/e‑mail/terjesztés | 1 óra (automatikus szinkronizálás) |
| Audit bizonyíték gyűjtése | 3 hét keresgélés | 2 nap (minden dokumentum előre rendezve) |
| Értékesítési dokumentum hibák | 1‑2 jelentős hiba negyedévente | 0 (mindig aktuális verziók) |
„Első alkalommal zéró megállapítással zártuk le a ISO 27001 auditunkat—mert minden dokumentum tökéletesen naprakész volt.”
— Megfelelőségi menedzser, Egészségügyi SaaS
3 lépés a kezdéshez**
1. Migráljon meglévő dokumentumokat
- Tömeges feltöltés szabályzatokkal/jelentésekkel
- Az AI automatikusan címkézi a verziókat és kapcsolatrendszereket
**2. Állítson be frissítési munkafolyamatokat
- Tulajdonosok kijelölése rendszeres felülvizsgálatokhoz
- Jóváhagyási láncok konfigurálása
3. Aktiválja az Auto‑Sync‑et
- Kapcsolja össze a Trust Center‑rel és a kérdőív‑eszközökkel
Már soha többé nem kell verziókat üldözni
🚀 Kezdjen ingyenes próbaverzióval – Automatizálja a verziókezelést még ma