कैसे अपनी नीतियों को माइग्रेट करें Procurize में एक घंटे से कम समय में

Procurize में माइग्रेट क्यों करें?

Manual policy management creates:

❌ Version chaos (sales using outdated docs) -> ❌ संस्करण उलझन (विक्रय टीम पुरानी दस्तावेज़ों का उपयोग कर रही है)
❌ Wasted hours digging for files -> ❌ बर्बाद घंटे फ़ाइलों की तलाश में
❌ Compliance risks from inconsistent answers -> ❌ अनुपालन जोखिम असंगत उत्तरों से

Procurize gives you:

✅ One centralized hub for all policies and compliance docs -> ✅ एक केंद्रीकृत हब सभी नीतियों और अनुपालन दस्तावेज़ों के लिए
✅ AI that auto-fills security questionnaires -> ✅ AI जो स्वचालित रूप से सुरक्षा प्रश्नावली भरता है
✅ Real-time sync across sales, security, and legal teams -> ✅ रियल‑टाइम सिंक बिक्री, सुरक्षा और कानूनी टीमों के बीच

प्रि‑माइग्रेशन चेकलिस्ट

Gather these before starting (5 mins): -> आरंभ करने से पहले इन्हें इकट्ठा करें (5 मिनट):

Security policies (PDF/Word) -> सुरक्षा नीतियां (PDF/Word)
Compliance reports (SOC 2, ISO 27001) -> अनुपालन रिपोर्ट (SOC 2, ISO 27001)
Past security questionnaires -> पिछले सुरक्षा प्रश्नावली
Trust Page content (if applicable) -> ट्रस्ट पेज सामग्री (यदि लागू हो)

Step-by-Step माइग्रेशन (कुल 45-60 मिनट)

1. अपना Procurize वर्कस्पेस बनाएं (5 मिनट)

Sign up → “Import Existing Documents” -> साइन अप → “मौजूदा दस्तावेज़ आयात करें”
Name your workspace (e.g., "[YourCo] Compliance Hub") -> वर्कस्पेस का नाम रखें (जैसे "[YourCo] अनुपालन हब")

2. Bulk Upload Documents (15 mins)

Drag and drop: -> ड्रैग और ड्रॉप:

Policies (Security, Privacy, Incident Response) -> नीतियां (सुरक्षा, गोपनीयता, घटना प्रतिक्रिया)
Compliance docs (SOC 2, ISO 27001, pentest reports) -> अनुपालन दस्तावेज़ (SOC 2, ISO 27001, पेंटेस्ट रिपोर्ट)
Past questionnaires (SIG Lite, CAIQ, custom forms) -> पिछले प्रश्नावली (SIG Lite, CAIQ, कस्टम फ़ॉर्म)

Pro Tip: Use folder structure:

📂 Compliance Hub  
├── 📁 Policies  
├── 📁 Audit Reports  
└── 📁 Questionnaires

3. AI ऑप्टिमाइजेशन के लिए टैग करें (10 मिनट)

Label documents so Procurize’s AI can auto-answer questions: -> दस्तावेज़ों को इस तरह टैग करें कि Procurize का AI स्वचालित रूप से प्रश्नों का उत्तर दे सके:

By framework: SOC 2, ISO 27001, GDPR -> फ़्रेमवर्क द्वारा: SOC 2, ISO 27001, GDPR
By control: Encryption (CC6.1), Access Control (CC5.2) -> नियंत्रण द्वारा: एन्क्रिप्शन (CC6.1), एक्सेस कंट्रोल (CC5.2)

Example:

Tag “Encryption Policy.pdf” as: -> टैग “Encryption Policy.pdf” को इस प्रकार:
- SOC 2 CC6.1
- ISO 27001 A.8.2.3

4. ऑटो‑रिस्पॉन्स सेट अप करें (15 मिनट)

Train AI to answer common questions: -> AI को सामान्य प्रश्नों के उत्तर देने के लिए प्रशिक्षित करें:

Go to “Auto-Response Rules” -> 1. “ऑटो‑रिस्पॉन्स नियम” पर जाएँ
Link questions to policy snippets: -> 2. प्रश्नों को नीति स्निपेट से लिंक करें:
- “Do you encrypt data?” → Pull from Encryption Policy -> “क्या आप डेटा एन्क्रिप्ट करते हैं?” → Encryption Policy से निकालें
- “Describe patching process” → Link to Vulnerability Mgmt Policy -> “पैचिंग प्रक्रिया विवरण” → Vulnerability Mgmt Policy से लिंक करें

5. परीक्षण और लॉन्च (10 मिनट)

Run a test questionnaire: Import a past security review -> एक टेस्ट प्रश्नावली चलाएँ: पिछले सुरक्षा समीक्षा को आयात करें
Verify AI suggestions: Green = auto-approved, Yellow = needs review -> AI सुझावों की पुष्टि करें: हरा = स्वचालित स्वीकृत, पीला = समीक्षा आवश्यक
Invite team members: Assign roles (Viewer, Editor, Admin) -> टीम सदस्यों को आमंत्रित करें: भूमिकाएं निर्धारित करें (व्यूअर, एडिटर, एडमिन)

Post‑Migration Best Practices

✔ Sync weekly: Upload new policy versions -> सप्ताह में एक बार सिंक करें: नई नीति संस्करण अपलोड करें
✔ Monitor AI accuracy: Review flagged responses -> AI की शुद्धता मॉनिटर करें: फ़्लैग किए गए उत्तरों की समीक्षा करें
✔ Expand use cases: Connect Salesforce for automated security reviews -> उपयोग मामलों का विस्तार करें: स्वचालित सुरक्षा समीक्षाओं के लिए Salesforce कनेक्ट करें

वास्तविक-विश्व परिणाम

मीट्रिक	Procurize से पहले	माइग्रेशन के बाद
नीति प्राप्ति समय	15+ मिनट प्रति दस्तावेज़	तुरंत खोज
प्रश्नावली समय	8 घंटे	<1 घंटा
संस्करण त्रुटियां	40% डील्स	0%

“हमने 100+ दस्तावेज़ 50 मिनट में माइग्रेट किए। अब बिक्री को उत्तर प्रॉस्पेक्ट पूछने से भी पहले मिलते हैं।”
— सिक्योरिटी लीड, SaaS स्केल‑अप

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