Top 10 noudattamisesta toimitettua asiakirjaa, jotka jokainen B2B SaaS tulisi pitää helposti saatavilla

Kun B2B SaaS -yritykset siirtyvät markkina‑ylös, turvallisuus ja noudattaminen nousevat keskeisiksi jokaisessa asiakaskohtaisessa vuorovaikutuksessa. Olipa kyseessä yritysdiilit tai toimittajariskin arviointi, oikeiden noudattamisesta toimitettujen asiakirjojen valmis saatavuus voi merkittävästi vähentää kitkaa, nopeuttaa myyntiä ja vahvistaa luottamusta.

Mutta mitkä asiakirjat oikeasti merkitsevät? Mitä hankinta‑ ja turvallisuustiimit odottavat nähdäkseen tuotettasi arvioidessaan?

Tässä ovat top 10 noudattamisesta toimitettua asiakirjaa, jotka jokaisen SaaS‑yrityksen tulisi pitää helposti saatavilla — ja mieluiten järjestettynä keskitettyyn, haettavissa olevaan tietovarastoon, joka voi ruokkia Trust‑sivuasi sekä AI‑avusteisia kyselyvastauksia.

1. Tietoturvapolitiikka

Tämä asiakirja kuvaa organisaatiosi lähestymistavan asiakastietojen suojaamiseen. Sen tulisi sisältää tekniset ja hallinnolliset kontrollit, salausmenetelmät, autentikointivaatimukset ja käyttöoikeuksien hallintamenettelyt.

Miksi se on tärkeää: Se todistaa, että olet jäsentänyt ja otanut käyttöön turvallisuusasemasi.

2. Tietosuojakäytäntö

Selkeä, julkinen tietosuojakäytäntö on oleellinen osoittamaan noudattamista esimerkiksi GDPR, CCPA tai muihin tietosuojalakeihin. Käytännön tulisi selittää, mitä tietoja keräät, miksi, miten niitä käytetään ja käyttäjien oikeudet.

Miksi se on tärkeää: Ostajat haluavat tietää, miten heidän käyttäjiensä henkilötiedot käsitellään.

3. SOC 2‑raportti (Tyyppi I tai II)

SOC 2‑yhteensopivuus on yksi yleisimmin pyydetyistä auditointi‑raporteista B2B SaaS:issa. Se vahvistaa, että turvallisuus, saatavuus, luottamuksellisuus tai muut luottamusperiaatteet on tarkastettu kolmannen osapuolen auditoinnin kautta.

Miksi se on tärkeää: Se on keskeinen luottamuksen signaali yritysostajille ja usein hankintavaatimus.

4. Tietojenkäsittelysopimus (DPA)

DPA kuvaa, miten käsittelet asiakkaiden puolesta dataa, erityisesti henkilö- tai arkaluontoista tietoa. Sen tulee kattaa vastuut, alialihasopimukset, tietomurtotilanteiden ilmoitusajat ym.

Miksi se on tärkeää: Se on monille asiakkaille lakisääteinen vaatimus GDPR-ympäristössä ja vastaavissa laeissa.

5. Tapahtumavastekäytäntö

Tämä asiakirja kuvaa prosessisi turvallisuuspoikkeamien tunnistamiseen, hallintaan ja viestintään. Sen tulisi sisältää roolit, vastuut, vasteaikataulut ja jälki‑arviointikäytännöt.

Miksi se on tärkeää: Asiakkaat haluavat tietää, kuinka valmiita olet, jos jokin menee pieleen.

6. Liiketoiminnan jatkuvuus‑ ja katastrofipalautussuunnitelma

Mitä tapahtuu, jos infrastruktuurisi epäonnistuu tai alueellinen katkos yllättää? Tämä asiakirja näyttää, miten järjestelmäsi ja tietosi palautetaan — ja miten käyttökatkosta pyritään minimoimaan.

Miksi se on tärkeää: Saatavuus ja kestävyys ovat suuria huolenaiheita yritys‑IT‑ostajille.

7. Hyväksyttävä käyttöpolitiikka

Politiikka määrittelee, mitä asiakkaat ja loppukäyttäjät voivat ja eivät voi tehdä alustallasi. Se auttaa hallitsemaan oikeudellista riskiä ja tukee palveluehtojen valvontaa.

Miksi se on tärkeää: Se asettaa odotukset selkeästi ja voidaan viitata tukipyyntöjen tai oikeudellisten riitojen yhteydessä.

8. Pääsynhallintapolitiikka

Tässä määritellään, miten järjestelmiin ja dataan pääsy myönnetään, tarkistetaan ja peruutetaan sisäisille tiimeille. Usein mukana periaatteet, kuten vähiten oikeuksia –periaate ja säännölliset käyttöoikeustarkastukset.

Miksi se on tärkeää: Se osoittaa, että hallitset työntekijöiden pääsyä turvallisuusnäkökulmasta.

9. Toimittaja-/alialihasopimusten luettelo

Yksityiskohtainen luettelo kolmansien osapuolten toimittajista ja alialihasopimuksista, jotka käsittelevät asiakastietoja, sisältäen tarkoituksen ja sijainnin. Tämä on usein osa Trust‑sivuasi tai DPA:ta.

Miksi se on tärkeää: Asiakkaat tarvitsevat läpinäkyvyyttä toimitusketjuusi ja tietovirtaasi.

10. Turvallisuus‑ ja noudattamiskatsaus (yksi sivu tai valkoinen kirja)

Tiiviisti suunniteltu yhteenvetodokumentti, joka tarjoaa silmäyksen turvallisuus‑ ja noudattamisasemaan — mukaan lukien sertifikaatit, keskeiset politiikat ja sitoumukset.

Miksi se on tärkeää: Se toimii johdonmukaisena, helppolukuisena portaalina laajempaan dokumentaatioosi.

Lisäbonus: Tee näistä asiakirjoista hyödyllisiä

Asiakirjojen kerääminen on vasta alkua. Se, mikä erottaa turvallisuudessa kehittyneet SaaS‑yritykset, on niiden hallinta, jakaminen ja ylläpito.

Alustamme auttaa sinua:

Tallentamaan ja luokittelee kaikki noudattamista koskevat asiakirjat yhdelle hallintapaneelille
Automaattisesti uudelleenkäyttämään hyväksyttyä sisältöä turvallisuuskyselyissä
Julkaisemaan asiakirjat suoraan julkiselle Trust‑sivullesi
Versioimaan ja tarkistamaan politiikat sisäisten sidosryhmien kanssa
Vastaamaan nopeasti asiakkaiden pyyntöihin toimittajaarvioiden aikana

Lyhyesti sanottuna muutamme noudattamisen dokumentoinnin arkipäiväiseksi kilpailuetukseksi.