AI-agentti yrityssopimusten, -politiikkojen ja -lausuntojen analysointiin

Tausta

Organisaatiot hallinnoivat suuria määriä sopimuksia, sisäisiä politiikkoja, noudattamislauseita ja muita viitetietoja. Perinteisesti tiimit tarkistavat nämä asiakirjat manuaalisesti varmistaakseen johdonmukaisuuden, tarkkuuden ja vaatimusten mukaisuuden – prosessi, joka on aikaa vievä ja altis virheille. Generatiivisen tekoälyn ja luonnollisen kielen ymmärtämisen kehittyessä älykkäät järjestelmät voivat nyt avustaa tätä analyysiä mittakaavassa toimien AI-agentteina, jotka täydentävät ihmisen asiantuntemusta.

Procurize AI:n Dokumenttianalyysi ilmentää tätä muutosta. Sen sijaan, että asiakirjoja tallennettaisiin pelkästään arkistoon, alusta käyttää tekoälyä aktiivisesti sisällön analysointiin, mahdollisten konfliktien tunnistamiseen ja yhteensopivuuden arviointiin organisaation muun tiedon kanssa – ilman manuaalista tarkistusta. Tämä muuttaa staattisen asiakirjavaraston proaktiiviseksi älykerronnaksi, joka tukee noudattamisen ja hallinnon työnkulkuja.

Tarkoitus

AI-dokumenttianalyysin agentin tarkoitus Procurize AI:ssa on:

Havaitse sisäisiä epäjohdonmukaisuuksia asiakirjassa
Tunnistaa ristiriitoja tai poikkeamia yhden asiakirjan ja muun julkisen tietokannan sisällön välillä
Auttaa tiimejä ylläpitämään itsejohdonmukaista joukkoa politiikkoja, sopimuksia ja noudattamiskuvitteita
Nopeuttaa tarkistusprosesseja ja vähentää manuaalisen auditoinnin työtä

Käyttämällä tätä AI-agenttia organisaatiot saavat selkeämmän kuvan politiikoistaan ja todisteistaan, vähentävät ristiriitaisia tulkintoja ja parantavat luottamusta automatisoituihin noudattamistyövirtoihin.

Miten agentti toimii

AI‑ohjattu sisällön ymmärtäminen

Kun asiakirja on tallennettu tietopankkiin, AI-dokumenttianalyysi suorittaa älykkään tarkistuksen:

Sisällön syöttö ja tulkinta — AI‑agentti lukee asiakirjan tekstin ja tulkitsee sen rakenteen sekä semanttisen sisällön käyttäen luonnollisen kielen käsittelyn (NLP) malleja. Se menee pidemmälle kuin avainsanahaku ymmärtäen merkityksen ja kontekstin.
Sisäisten johdonmukaisuustarkistusten suorittaminen — Agentti arvioi, ristiriitaako eri osat samassa asiakirjassa toisiaan, esimerkiksi epäjohdonmukaiset politiikkamääritelmät tai ristiriitaiset kohdat.
Risti‑asiakirja‑vertailu — Jos asiakirja on sidottu tiettyyn projektiin tai työtilaan, agentti vertaa sitä tietopankin muihin julkisiin asiakirjoihin, jotka kuuluvat samaan kontekstiin. Se merkitsee poikkeamat tai mahdolliset konfliktit.
Kontekstuaalinen selitys — Analyysin tulokset sisältävät perustelut siitä, miksi tietty epäjohdonmukaisuus havaittiin, jolloin käyttäjät voivat ymmärtää ja korjata ongelman.

Tämä itsenäinen analyysi toteutuu minuuteissa ja liitetään suoraan asiakirjan revisiohistoriaan. Jos asiakirjaa muutetaan, vanhat tulokset säilyvät kyseisen revizion osalta, ja uusi analyysi voidaan käynnistää päivitetyn sisällön varmistamiseksi.

Esimerkkitulos

Kuvitellaan, että organisaatio ylläpitää Hyväksyttävän käytön politiikkaa ja Tietosuojalauseketta tietopankissaan:

Hyväksyttävän käytön politiikassa todetaan, että kaikki asiakastiedot on salattava sekä siirron että tallennuksen aikana.
Tietosuojalausekkeessa mainitaan pelkästään siirron aikana tapahtuva salaus.

Kun AI‑agentti analysoi nämä, järjestelmä voi korostaa asiakirjojen välistä epäjohdonmukaisuutta — salausvaatimukset poikkeavat toisistaan. Tulos voisi sisältää:

Merkinnän, joka osoittaa tämän konfliktin
Yhteenvedon, jossa näkyy, miten kukin asiakirja käsittelee salausta
Ehdotuksia politiikkojen yhdenmukaistamiseksi selkeyden ja johdonmukaisuuden takaamiseksi

Alustalla nämä analyysitulokset näkyvät Analyysi‑välilehdellä asiakirjanäkymässä, paljastaen sekä sisäiset että ulkoiset epäjohdonmukaisuudet sekä selitettävät syyt. Käyttäjät voivat sen jälkeen muokata asiakirjoja ristiriitojen korjaamiseksi ja käynnistää analyysin uudelleen varmistaakseen korjausten vaikuttavuuden.