نمایشگر هوشمند AI برای تحلیل توافقنامهها، سیاستها و بیانیههای شرکت
پیشزمینه
سازمانها حجم بالایی از توافقنامهها، سیاستهای داخلی، بیانیههای انطباق و سایر مواد مرجع را مدیریت میکنند. بهطور سنتی، تیمها این اسناد را بهصورت دستی بازبینی میکردند تا از سازگاری، صحت و مطابقت آنها اطمینان حاصل کنند — فرایندی زمانبر و مستعد خطا. با پیشرفت هوش مصنوعی مولد و درک زبان طبیعی، سیستمهای هوشمند هماکنون قادر به کمک در این تحلیلها در مقیاس بزرگ هستند و بهعنوان نمایندگان AI که تخصص انسانی را تقویت میکنند، عمل میکنند.
ویژگی تحلیل سند در Procurize AI این تحول را تجسم میکند. بهجای صرفاً ذخیرهسازی اسناد در یک مخزن، این پلتفرم از هوش مصنوعی برای تحلیل محتوای اسناد، شناسایی تضادهای احتمالی و ارزیابی همراستایی با سایر دانش سازمانی استفاده میکند — تمام اینها بدون بازبینی دستی. این امر ذخیرهسازی ایستا را به لایهای هوشمند و پیشفعال تبدیل میکند که جریانهای کاری انطباق و حاکمیت را پشتیبانی مینماید.
هدف
هدف از عامل تحلیل سند AI در Procurize AI عبارت است از:
- شناسایی ناسازگاریهای داخلی درون یک سند
- تشخیص تضادها یا اختلافات بین یک سند و سایر محتویات عمومی پایگاه دانش
- کمک به تیمها برای حفظ مجموعهای خودسازگار از سیاستها، توافقنامهها و اسناد انطباق
- تسریع فرایندهای بازبینی و کاهش تلاشهای دستی حسابرسی
با استفاده از این عامل AI، سازمانها دید واضحتری نسبت به سیاستها و مدارک شواهد خود بهدست میآورند، تفسیرهای متضاد کاهش مییابد و اطمینان از جریانهای کاری انطباق خودکار ارتقا مییابد.
نحوه کار عامل
درک محتوا بهوسیله هوش مصنوعی
بهمحض ذخیره یک سند در پایگاه دانش، تحلیل سند AI بازبینی هوشمندانهای انجام میدهد:
- ورودی و تفسیر محتوا — عامل AI متن سند را دریافت و ساختار و محتوای معنایی آن را با استفاده از مدلهای پردازش زبان طبیعی (NLP) تفسیر میکند. این فرایند فراتر از تطبیق کلیدواژهها رفته و معنا و زمینه را درک مینماید.
- بررسی سازگاری داخلی — عامل ارزیابی میکند که آیا بخشهای مختلف همان سند با یکدیگر در تضاد هستند یا نه — برای مثال، تعاریف ناسازگار سیاست یا بندهای متناقض.
- مقایسه بین اسنادی — اگر سند به پروژه یا فضای کاری خاصی مرتبط باشد، عامل آن را با سایر اسناد عمومی در همان حوزه مقایسه میکند. در این مقایسه اختلافات یا تضادهای بالقوه پرچمگذاری میشوند.
- توضیح زمینهای — نتایج تحلیل شامل توضیحاتی دربارهٔ دلیل شناسایی ناسازگاری خاص است تا کاربران بتوانند مسئله را درک و رفع کنند.
این تحلیل خودکار در عرض چند دقیقه اجرا میشود و مستقیماً به تاریخچهٔ نسخهٔ سند پیوست میشود. اگر سند تغییر کند، نتایج قبلی برای نسخهٔ مربوطه در دسترس باقی میمانند و میتوان تحلیل جدیدی برای اعتبارسنجی محتوای بهروز اجرا کرد.
مثال نتیجه
فرض کنید یک سازمان سیاست استفاده قابل قبول و بیانیه حفاظت از دادهها را در پایگاه دانش خود داشته باشد:
- سیاست استفاده قابل قبول میگوید تمام دادههای مشتری باید در حالت انتقال و استراحت رمزنگاری شوند.
- بیانیه حفاظت از دادهها فقط به رمزنگاری در حالت انتقال اشاره میکند.
هنگامی که این اسناد توسط عامل AI تحلیل میشوند، سیستم میتواند ناسازگاری بین اسنادی را برجسته کند — الزامات رمزنگاری در این دو سند متفاوت است. نتیجه میتواند شامل موارد زیر باشد:
- عبارتی که این تضاد را علامتگذاری میکند
- خلاصهای که نشان میدهد هر سند کجا به رمزنگاری میپردازد
- پیشنهادهایی برای هماهنگسازی سیاستها به منظور وضوح و سازگاری بیشتر
در پلتفرم، این نتایج تحلیل در زبانهٔ تحلیل نمای سند نمایش داده میشوند و هم ناسازگاریهای داخلی و هم خارجی را نشان میدهند و توصیفات قابل توضیحی از علتها ارائه میدهند. کاربران سپس میتوانند اسناد پایه را اصلاح کرده و تحلیل را دوباره اجرا کنند تا اصلاحات را تأیید نمایند.