Parimad tavad oma vastavusaruannete korraldamiseks maksimaalse efektiivsuse saavutamiseks

Miks vastavusaruannete korraldamine on oluline

Halvasti korraldatud vastavusdokumentatsioon toob kaasa:

❌ Mõttetud tundid aruannete otsimisega auditite ajal
❌ Viivitatud tehingud, kui müügimeeskond ei leia kehtivaid sertifikaate
❌ Ebaõnnestunud auditid aegunud või puuduvate tõendite tõttu

Ettevõtted hästi struktureeritud süsteemidega:

✅ Läbivad auditid 50 % kiiremini
✅ Vastavad turvaküsimustikutele minutitega
✅ Hoidavad pidevat vastavust

5 olulist parimat tava

1. Standardiseeri nimekirjutamise konventsioonid

Halb:

SOC2_2023_Final_v2_Draft.pdf
ISO Cert old.docx

Hea:

[Company]_SOC2_Type2_2024-05_Report.pdf
[Company]_ISO27001_Certificate_2024-06.pdf

Spetsialistide näpunäide:

Dokumendi tüüp (SOC 2, ISO 27001, PenTest)
Aasta/kuu
Versioon (kui kohaldatav)

2. Kategoriseeri raamistikute ja kontrollide järgi

Kaustastruktuuri näide:

📂 Compliance Reports  
├── 📁 SOC 2  
│   ├── 📁 CC6.1 (Encryption)  
│   └── 📁 CC7.1 (Vulnerability Mgmt)  
├── 📁 ISO 27001  
│   ├── 📁 A.8.2.3 (Crypto Controls)  
│   └── 📁 A.12.6.1 (Tech Vulnerabilities)  
└── 📁 GDPR  
    ├── 📁 Article 32 (Security Measures)  
    └── 📁 Article 30 (Processing Records)

3. Rakenda versioonihaldus

Kasuta selget versiooninumbrit (v1.0, v2.1)
Lisa “Viimati uuendatud” kuupäev kõigile dokumentidele
Arhiveeri vanad versioonid (ära kustuta)

Tööriistad selle automatiseerimiseks:

Procurize’i automaatne versioonihaldus
Git-laadne muutuste jälgimine

4. Loo elav dokumentatsioon

Muutke staatilised aruanded kasutatavateks ressurssideks:

Hüperlink seotud dokumentide vahel
Lisa otsitavad sildid (nt #encryption, #access-control)
Sisalda ühe lehekülje kokkuvõtted müügimeeskondadele

Näide:

SOC 2 Kiirviide Juhend
Auditi periood: jaanuar-detsember 2024
Põhikontrollid: CC6.1 (Encryption), CC7.1 (Vulnerability Mgmt)
Laadi täisaruannet alla: [Link]

5. Võimalda ristmeeskondade juurdepääs

Õiguste tasemed:

Müük: ainult loetav juurdepääs kehtivatele sertifikaatidele
Turvalisus: muutmisõigused tõendite kogumiseks
Auditoorid: ajaliselt piiratud juurdepääsuportaalid

Reaalse maailma rakenduse näide

Ettevõte: CloudSecure (Series B SaaS)

Enne:

Keskmiselt 12 tundi auditide ettevalmistamiseks
Sageli müügitaotlusi “viimase SOC 2 aruande” järele

Pärast automatiseerimise kasutuselevõttu:

Korraldas 300+ dokumenti raamistik/ kontrolli järgi
Loonud AI-otsitava repositooriumi
Seadistatud automaatse aegumise teavitused

Tulemused:

Auditi ettevalmistusaeg vähendatud 3 tunnini
Zero dokumenditaotlusi müügimeeskonnalt (eneseteenindus)

Kuidas Procurize seda protsessi automatiseerib

Meie platvorm aitab:

🔹 Automaatne kategooriate määramine üleslaaditud aruannetele
🔹 Seosta seotud tõendeid raamistikute vahel
🔹 Teavita, kui vajatakse värskendusi

🚀 Alusta tasuta prooviperioodi – Rakenda need parimad tavad 1 päevaga.