Πώς να χρησιμοποιήσετε το AI Autofill για ερωτηματολόγια

Συμπληρώστε γρήγορα και αποδοτικά ερωτηματολόγια χρησιμοποιώντας το εργαλείο AI Autofill, το οποίο αντλεί από τις προηγούμενες ολοκληρωμένες απαντήσεις σας για να προτείνει σχετικές απαντήσεις.

Η χειροκίνητη συμπλήρωση ερωτηματολογίων ασφάλειας είναι κουραστική — εγγραφείτε δωρεάν για να δοκιμάσετε το AI Autofill στο Procurize Questionnaire και να απλοποιήσετε τη διαδικασία.

Η δυνατότητα AI Autofill στο Procurize Questionnaire βελτιώνει τον τρόπο με τον οποίο απαντάτε σε ερωτηματολόγια. Μπορείτε να ανεβάσετε εκθέσεις SOC 2, προηγούμενα ερωτηματολόγια ή οποιαδήποτε άλλα σχετικά αρχεία PDF ή Excel για να τα χρησιμοποιήσετε ως πηγή. Το AI Autofill αναλύει τις ιστορικές σας απαντήσεις και προτείνει απαντήσεις για το τρέχον ερωτηματολόγιο, τις οποίες μπορείτε εύκολα να δεχτείτε, επεξεργαστείτε ή απορρίψετε. Οι τελικές σας απαντήσεις μπορούν να αποθηκευτούν για μελλοντική χρήση, βοηθώντας στη δημιουργία μιας ομαλής και εξοικονομικής ροής εργασίας.

Το AI Autofill υποστηρίζει περιεχόμενο από οποιοδήποτε έγγραφο Excel ή PDF. Σημειώστε ότι δεν επεξεργάζεται αρχεία εικόνας (συμπεριλαμβανομένων των εικόνων μέσα σε PDF) ή αρχεία με κωδικό πρόσβασης.

Για τα καλύτερα αποτελέσματα, χρησιμοποιήστε έγγραφα πηγής που ευθυγραμμίζονται στενά με τα θέματα του ερωτηματολογίου. Μια γρήγορη ανασκόπηση του ερωτηματολογίου μπορεί να βοηθήσει στον εντοπισμό των απαραίτητων εγγράφων. Συνιστούμε να ξεκινήσετε με μια έκθεση SOC 2, τις πολιτικές ασφαλείας πληροφοριών του οργανισμού σας και προηγούμενα ολοκληρωμένα ερωτηματολόγια. Σε πολλές περιπτώσεις, το AI Autofill μπορεί να ολοκληρώσει πάνω από 90 % των κοινών ερωτηματολογίων ασφάλειας αυτόματα.

Πώς να χρησιμοποιήσετε το AI Autofill στο Procurize Questionnaire

Η δυνατότητα AI Autofill στο Procurize Questionnaire δημιουργεί προτάσεις απαντήσεων βάσει των πηγών που παρέχετε. Μπορείτε να προσθέσετε υλικό πηγής με τρεις τρόπους:

• Από οποιαδήποτε ερωτηματολόγια έχετε προηγουμένως ολοκληρώσει στο Procurize Questionnaire (είτε εισήχθησαν χειροκίνητα είτε ολοκληρώθηκαν μέσω αιτήματος)
• Από αρχεία PDF ή Excel που αποθηκεύονται στη βάση γνώσης σας

Για να ξεκινήσετε, μεταβείτε στις Ερωτηματολόγια, και είτε εισάγετε ένα νέο ερωτηματολόγιο είτε ανοίξτε ένα που είστε έτοιμοι να ολοκληρώσετε. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε το AI Autofill χρησιμοποιώντας τη γραμμή εντολών στην κορυφή του ερωτηματολογίου ή από το μενού Εργαλεία που βρίσκεται στο κάτω μέρος της σελίδας.

Περιηγηθείτε στις πηγές που αποθηκεύονται στη βάση γνώσης σας και είναι σχετικές με το ερωτηματολόγιο που επεξεργάζεστε.

💡 Συμβουλή: Η συμμόρφωση των πηγών καθορίζεται με τη σύνδεση σε έργα εάν ο οργανισμός σας έχει ορίσει έργα. Εάν ο οργανισμός σας δεν χρησιμοποιεί έργα, τότε όλες οι πηγές στην κατάσταση Ενεργό θα χρησιμοποιηθούν. Δείτε το άρθρο Χρήση Έργων για περισσότερες λεπτομέρειες.

Μπορείτε να περιορίσετε τις προτάσεις AI μόνο σε κενά πεδία. Η ενεργοποίηση αυτής της ρύθμισης διασφαλίζει ότι τυχόν απαντήσεις που έχετε ήδη εισάγει θα παραμείνουν αμετάβλητες και δεν θα αντικατασταθούν από νέες προτάσεις.

Το AI Autofill μπορεί να χρειαστεί μερικά λεπτά για να ολοκληρωθεί. Η διαδικασία θα συνεχίσει να τρέχει στο παρασκήνιο, ακόμη και αν αφήσετε τη σελίδα του ερωτηματολογίου.

Ανασκόπηση προτάσεων με AI

Μόλις ολοκληρωθεί το AI Autofill, μπορείτε να ελέγξετε τις προτεινόμενες απαντήσεις και να οριστικοποιήσετε τις δικές σας.

Μια μπάρα προόδου θα δείχνει πόσο απο το ερωτηματολόγιο έχει συμπληρωθεί. Για παράδειγμα, εάν 26 από τις 45 ερωτήσεις έχουν απαντηθεί (58 %), η μπάρα θα το αντικατοπτρίζει. Το μπλε υποδηλώνει απαντήσεις που έχουν γίνει αποδεκτές ή εισαχθεί χειροκίνητα, ενώ το πορτοκάλι επισημαίνει προτάσεις που παρέχονται από το AI Autofill και είναι ακόμη σε διαδικασία ελέγχου.

Οι ερωτήσεις με προτάσεις AI θα εμφανίζονται επίσης σε πορτοκαλί στο πλάι της πλοήγησης. Τα λευκά εικονίδια δείχνουν ερωτήσεις που έχουν απαντηθεί ή εγκριθεί από χρήστη, ενώ τα πορτοκαλί εικονίδια υποδεικνύουν απαντήσεις που προτάθηκαν από το AI Autofill και αναμένουν αξιολόγηση.

Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο προτάσεων για Αποδοχή, Απόρριψη ή επεξεργασία της απάντησης που δημιούργησε το AI Autofill απευθείας μέσα στη φόρμα. Για περισσότερα συμφραζόμενα, κάντε κλικ στο εικονίδιο πληροφοριών για να δείτε λεπτομέρειες σχετικά με την πρόταση, συμπεριλαμβανομένων των πηγών εγγράφων που χρησιμοποιήθηκαν για τη δημιουργία της.

Κάντε κλικ στο Αποδοχή για να επιβεβαιώσετε και να αποθηκεύσετε την προτεινόμενη απάντηση. Αν επιλέξετε Απόρριψη, το προτεινόμενο κείμενο θα αφαιρεθεί. Για ερωτήσεις πολλαπλής επιλογής, μπορείτε να επιβεβαιώσετε την επιλογή είτε επιλέγοντας άμεσα τη σωστή επιλογή είτε κάνοντας κλικ στο Αποδοχή στο πλαίσιο πρότασης.

Για ελεύθερο κείμενο, μπορείτε να αντικαταστήσετε την πρόταση AI με περιεχόμενο από διαφορετική πηγή, κάνοντας κλικ στο Χρησιμοποιήστε αυτήν την πηγή δίπλα στο προτιμώμενο έγγραφο.

Σχετικά άρθρα

Έναρξη με Έργα

Πώς να εισάγετε και να ολοκληρώσετε ερωτηματολόγια ασφάλειας

Πώς η AI Μετασχηματίζει τη Διαδικασία Ερωτηματολογίων Ασφάλειας

Πώς να Βελτιστοποιήσετε τα Ερωτηματολόγια Ασφάλειας με AI

Ο Απόλυτος Οδηγός για Απαντήσεις σε Ερωτηματολόγια Ασφάλειας