Πώς να χρησιμοποιήσετε το AI Autofill για ερωτηματολόγια
Γεμίστε γρήγορα και αποτελεσματικά ερωτηματολόγια χρησιμοποιώντας το εργαλείο AI Autofill, το οποίο αντλεί από τις προηγούμενες ολοκληρωμένες σας απαντήσεις για να προτείνει σχετικές απαντήσεις.
Η χειροκίνητη συμπλήρωση ερωτηματολογίων ασφαλείας είναι κουραστική — sign up free για να δοκιμάσετε το AI Autofill στο Procurize Questionnaire και να απλοποιήσετε τη διαδικασία.
Η λειτουργία AI Autofill στο Procurize Questionnaire απλοποιεί τον τρόπο με τον οποίο απαντάτε σε ερωτηματολόγια. Μπορείτε να ανεβάσετε εκθέσεις SOC 2, προηγούμενα ερωτηματολόγια ή άλλα σχετικά αρχεία PDF ή Excel ως πηγαίο υλικό. Το AI Autofill αναλύει τις ιστορικές σας απαντήσεις και προτείνει απαντήσεις για το τρέχον ερωτηματολόγιο, τις οποίες μπορείτε εύκολα να αποδεχθείτε, να επεξεργαστείτε ή να απορρίψετε. Οι τελικές απαντήσεις μπορούν να αποθηκευτούν για μελλοντική χρήση, βοηθώντας στη δημιουργία μιας ομαλής και χρονο-αποδοτικής ροής εργασίας.
Το AI Autofill υποστηρίζει περιεχόμενο από οποιοδήποτε έγγραφο Excel ή PDF. Σημειώστε ότι δεν επεξεργάζεται αρχεία εικόνας (συμπεριλαμβανομένων των εικόνων μέσα σε PDF) ή αρχεία με κωδικό πρόσβασης.
Για τα καλύτερα αποτελέσματα, χρησιμοποιήστε πηγές που ευθυγραμμίζονται στενά με τα θέματα του ερωτηματολογίου. Μια γρήγορη ανασκόπηση του ερωτηματολογίου μπορεί να βοηθήσει στον εντοπισμό των κατάλληλων εγγράφων. Συστήνουμε να ξεκινήσετε με μια έκθεση SOC 2, τις πολιτικές ασφάλειας πληροφοριών της οργάνωσής σας και προηγούμενα ολοκληρωμένα ερωτηματολόγια. Σε πολλές περιπτώσεις, το AI Autofill μπορεί να ολοκληρώσει αυτόματα πάνω από το 90 % των κοινών ερωτηματολογίων ασφαλείας.
Πώς να χρησιμοποιήσετε το AI Autofill στο Procurize Questionnaire
Η λειτουργία AI Autofill στο Procurize Questionnaire δημιουργεί προτάσεις απαντήσεων βάσει των πηγών που παρέχετε. Μπορείτε να προσθέσετε πηγαίο υλικό με τρεις τρόπους:
- Από οποιαδήποτε ερωτηματολόγια έχετε ολοκληρώσει προηγουμένως στο Procurize Questionnaire (είτε εισήχθησαν χειροκίνητα είτε ολοκληρώθηκαν μέσω ενός αιτήματος)
- Από έγγραφα PDF ή Excel που αποθηκεύονται στη Βάση Γνώσεων σας
Για να ξεκινήσετε, μεταβείτε στο Questionnaires και είτε εισάγετε ένα νέο ερωτηματολόγιο είτε ανοίξτε ένα έτοιμο προς ολοκλήρωση. Μπορείτε να εκκινήσετε το AI Autofill χρησιμοποιώντας το πεδίο εντολής στην κορυφή του ερωτηματολογίου ή από το μενού Tools που βρίσκεται στο υποσέλιδο.
Περιηγηθείτε στις πηγές που είναι αποθηκευμένες στη Βάση Γνώσεων σας και σχετίζονται με το ερωτηματολόγιο που επεξεργάζεστε.
💡 Συμβουλή: Η συμμόρφωση πηγών καθορίζεται με τη σύνδεση σε έργα εάν η οργάνωσή σας έχει ορίσει έργα. Εάν η οργάνωσή σας δεν χρησιμοποιεί έργα, τότε όλες οι πηγές σε κατάσταση Active θα χρησιμοποιηθούν. Δείτε την ενότητα Using Projects για περισσότερες λεπτομέρειες.
Μπορείτε να περιορίσετε τις προτάσεις του AI μόνο σε κενά πεδία. Η ενεργοποίηση αυτής της ρύθμισης διασφαλίζει ότι οι ήδη καταχωρημένες απαντήσεις δεν θα τροποποιηθούν.
Το AI Autofill μπορεί να χρειαστεί μερικά λεπτά για να ολοκληρωθεί. Η διαδικασία θα συνεχίσει να τρέχει στο παρασκήνιο, ακόμη κι αν αφήσετε τη σελίδα του ερωτηματολογίου.
Ανασκόπηση των προτάσεων με τεχνητή νοημοσύνη
Μόλις ολοκληρωθεί το AI Autofill, μπορείτε να ελέγξετε τις προτεινόμενες απαντήσεις και να τελειοποιήσετε τις δικές σας.
Μια μπάρα προόδου θα δείχνει πόσο του ερωτηματολογίου έχει συμπληρωθεί. Για παράδειγμα, αν 26 από τις 45 ερωτήσεις έχουν απαντηθεί (58 %), η μπάρα θα αντανακλά αυτό. Το μπλε δείχνει απαντήσεις που έχουν αποδεχθεί ή εισαχθεί χειροκίνητα, ενώ το πορτοκαλί επισημαίνει προτάσεις που προέρχονται από το AI Autofill και είναι ακόμη σε εκκρεμότητα.
Οι ερωτήσεις με προτάσεις που δημιουργήθηκαν από το AI θα εμφανιστούν επίσης σε πορτοκαλί στο πλαϊνό μενού πλοήγησης. Τα λευκά εικονίδια δείχνουν ερωτήσεις που έχουν απαντηθεί ή εγκριθεί από χρήστη, ενώ τα πορτοκαλί εικονίδια υποδεικνύουν απαντήσεις που έχουν προταθεί από το AI Autofill και αναμένουν έλεγχο.
Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο προτάσεων για να Αποδεχτείτε, Απορρίψετε ή να επεξεργαστείτε απευθείας την AI‑δημιουργημένη απάντηση μέσα στη φόρμα. Για περισσότερα στοιχεία, κάντε κλικ στο εικονίδιο πληροφοριών ώστε να δείτε λεπτομέρειες σχετικά με την πρόταση, συμπεριλαμβανομένου του ποια εγγράφα πηγής χρησιμοποιήθηκαν.
Κάντε κλικ στο Αποδοχή για να επιβεβαιώσετε και να αποθηκεύσετε την προτεινόμενη απάντηση. Εάν επιλέξετε Απόρριψη, το κείμενο θα αφαιρεθεί. Σε ερωτήσεις πολλαπλής επιλογής, μπορείτε να επιβεβαιώσετε την επιλογή είτε επιλέγοντας άμεσα τη σωστή επιλογή είτε πατώντας Αποδοχή στο πλαίσιο πρότασης.
Για ελεύθερο κείμενο, μπορείτε να αντικαταστήσετε την AI πρόταση με περιεχόμενο από άλλη πηγή πατώντας Use this source δίπλα στο προτιμώμενο έγγραφο.
Σχετικά άρθρα
Πώς να εισάγετε και να ολοκληρώσετε ερωτηματολόγια ασφαλείας
Πώς η AI Μεταμορφώνει τη Διαδικασία Ερωτηματολογίων Ασφαλείας
Πώς να Βελτιστοποιήσετε τα Ερωτηματολόγια Ασφαλείας με AI
Ο Απόλυτος Οδηγός για την Απάντηση σε Ερωτηματολόγια Ασφαλείας