Τα 10 Έγγραφα Συμμόρφωσης που Κάθε B2B SaaS Πρέπει να Έχει Διαθέσιμα

Καθώς οι εταιρείες B2B SaaS προχωρούν προς το επάνω τμήμα της αγοράς, η ασφάλεια και η συμμόρφωση γίνονται κρίσιμες σε κάθε αλληλεπίδραση με τον πελάτη. Είτε επιδιώκετε μεγάλα συμβόλαια είτε περνάτε από αξιολόγηση κινδύνου προμηθευτή, η σωστή τεκμηρίωση συμμόρφωσης μπορεί να μειώσει σημαντικά την τριβή, να επιταχύνει τις πωλήσεις και να χτίσει εμπιστοσύνη.

Αλλά ποια έγγραφα είναι πράγματι σημαντικά; Τι περιμένουν οι ομάδες προμηθειών και ασφάλειας όταν αξιολογούν το προϊόν σας;

Ακολουθούν τα 10 κορυφαία έγγραφα συμμόρφωσης που κάθε SaaS εταιρεία πρέπει να έχει διαθέσιμα — και ιδανικά, οργανωμένα σε μια κεντρική, αναζητήσιμη αποθήκη που μπορεί να τροφοδοτήσει τη σελίδα Trust και τις απαντήσεις σε ερωτηματολόγια με υποστήριξη τεχνητής νοημοσύνης.

1. Πολιτική Πληροφορικής Ασφάλειας

Αυτό το έγγραφο περιγράφει την προσέγγιση της οργάνωσης σας για την προστασία των δεδομένων των πελατών. Πρέπει να προσδιορίζει τεχνικούς και διοικητικούς ελέγχους, πρακτικές κρυπτογράφησης, απαιτήσεις αυθεντικοποίησης και διαδικασίες διαχείρισης πρόσβασης.

Γιατί είναι σημαντικό: Αποδεικνύει ότι έχετε θεσπίσει και λειτουργήσει μια επίσημη πολιτική ασφαλείας.

2. Πολιτική Απορρήτου

Μια σαφής, δημόσια προσβάσιμη πολιτική απορρήτου είναι ουσιώδης για την απόδειξη συμμόρφωσης με κανονισμούς όπως το GDPR, το CCPA ή άλλους νόμους προστασίας δεδομένων. Πρέπει να εξηγεί ποια δεδομένα συλλέγονται, γιατί, πώς χρησιμοποιούνται και τα δικαιώματα των χρηστών.

Γιατί είναι σημαντικό: Οι αγοραστές θέλουν να γνωρίζουν πώς θα διαχειριστούν τα προσωπικά δεδομένα των χρηστών τους.

3. Έκθεση SOC 2 (Τύπος I ή II)

Η συμμόρφωση με το SOC 2 είναι ένα από τα πιο συχνά αιτήματα ελέγχου σε B2B SaaS. Επικυρώνει ότι οι αρχές ασφαλείας, διαθεσιμότητας, εχεμύθειας ή άλλες αρχές εμπιστοσύνης έχουν ελεγχθεί από τρίτο ελεγκτή.

Γιατί είναι σημαντικό: Παρέχει ένα κλειδί σήμα εμπιστοσύνης για επιχειρηματικούς αγοραστές και συχνά είναι απαίτηση προμηθειών.

4. Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων (DPA)

Η DPA σας περιγράφει πώς χειρίζεστε δεδομένα εκ μέρους των πελατών, ιδίως προσωπικά ή ευαίσθητα. Πρέπει να καλύπτει ευθύνες, υποεπεξεργαστές, χρονοδιαγράμματα ειδοποίησης παραβίασης κ.λπ.

Γιατί είναι σημαντικό: Είναι νομική απαίτηση για πολλούς πελάτες βάσει του GDPR και παρόμοιων νόμων.

5. Πολιτική Αντιμετώπισης Περιστατικών

Αυτό το έγγραφο περιγράφει τη διαδικασία σας για τον εντοπισμό, τη διαχείριση και την επικοινωνία περιστατικών ασφαλείας. Πρέπει να περιλαμβάνει ρόλους, ευθύνες, χρονοδιαγράμματα απόκρισης και πρακτικές μετά την ανάλυση.

Γιατί είναι σημαντικό: Οι πελάτες θέλουν να ξέρουν πόσο προετοιμασμένοι είστε αν κάτι πάει στραβά.

6. Σχέδιο Επιχειρησιακής Συνέχειας & Ανάκαμψης από Καταστροφές

Τι συμβαίνει αν η υποδομή σας αποτύχει ή υπάρξει περιοδική διακοπή; Αυτό το έγγραφο δείχνει πώς θα αποκατασταθούν τα συστήματα και τα δεδομένα — και πώς θα ελαχιστοποιηθεί ο χρόνος διακοπής.

Γιατί είναι σημαντικό: Η διαθεσιμότητα και η ανθεκτικότητα είναι μεγάλες ανησυχίες για τους IT αγοραστές των επιχειρήσεων.

7. Πολιτική Αποδεκτής Χρήσης

Αυτή η πολιτική ορίζει τι μπορούν και τι δεν μπορούν να κάνουν οι πελάτες και οι τελικοί χρήστες στην πλατφόρμα σας. Βοηθά στη διαχείριση νομικού κινδύνου και υποστηρίζει την επιβολή των όρων χρήσης.

Γιατί είναι σημαντικό: Θέτει σαφείς προσδοκίες και μπορεί να ανακληθεί κατά τη διάρκεια υποστήριξης ή νομικών διαφορών.

8. Πολιτική Ελέγχου Πρόσβασης

Ορίζει πώς παραχωρείται, ελέγχεται και ανακαλείται η πρόσβαση στα συστήματα και τα δεδομένα για εσωτερικές ομάδες. Συχνά περιλαμβάνει αρχές όπως η ελάχιστη προνομιούχα πρόσβαση και οι περιοδικές ανασκοπήσεις.

Γιατί είναι σημαντικό: Δείχνει ότι διαχειρίζεστε την πρόσβαση των εργαζομένων με γνώμονα την ασφάλεια.

9. Λίστα Προμηθευτών/Υποεπεξεργαστών

Μια λεπτομερής λίστα τρίτων προμηθευτών και υποεπεξεργαστών που διαχειρίζονται δεδομένα πελατών, συμπεριλαμβανομένου του σκοπού και της περιοχής τους. Συχνά είναι μέρος της σελίδας Trust ή της DPA.

Γιατί είναι σημαντικό: Οι πελάτες χρειάζονται διαφάνεια στην αλυσίδα εφοδιασμού και τη ροή των δεδομένων.

10. Επισκόπηση Ασφάλειας & Συμμόρφωσης (One‑Pager ή Whitepaper)

Ένα σύντομο, καλαίσθητο έγγραφο σύνοψης που παρέχει μια γρήγορη εικόνα της στάσης ασφαλείας και συμμόρφωσής σας — συμπεριλαμβανομένων πιστοποιήσεων, βασικών πολιτικών και δεσμεύσεων.

Γιατί είναι σημαντικό: Λειτουργεί ως επιχειρηματικό σημείο εισόδου για τα ευρύτερα έγγραφά σας.

Bonus: Κάντε Αυτά τα Έγγραφα να Σας Εξυπηρετούν

Η κατοχή αυτών των εγγράφων είναι μόνο η αρχή. Αυτό που διακρίνει τις SaaS εταιρείες με ώριμη ασφάλεια είναι πώς τα διαχειρίζονται, μοιράζονται και διατηρούν.

Η πλατφόρμα μας σας βοηθά να:

Αποθηκεύετε και κατηγοριοποιείτε όλα τα έγγραφα συμμόρφωσης σε έναν πίνακα διαχείρισης
Επαναχρησιμοποιείτε αυτόματα το εγκεκριμένο περιεχόμενο σε ερωτηματολόγια ασφαλείας
Δημοσιεύετε έγγραφα απευθείας στη δημόσια σελίδα Trust
Διαχειρίζεστε εκδόσεις και ανασκοπήσεις των πολιτικών με εσωτερικούς ενδιαφερόμενους
Απαντάτε γρήγορα σε αιτήματα πελατών κατά τις αξιολογήσεις προμηθειών

Συνοπτικά, μετατρέπουμε την τεκμηρίωση συμμόρφωσης από βάρος σε ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.