Μελέτη Περίπτωσης: Μείωση Χρόνου Ανταπόκρισης Ερωτηματολογίων κατά 70%
Εταιρεία: Prismlytics
Κλάδος: B2B SaaS / Ανάλυση Δεδομένων
Μέγεθος Ομάδας: 150+ υπάλληλοι
Πρόκληση: Μακροχρόνιοι, χειροκίνητοι κύκλοι απάντησης σε ερωτηματολόγια ασφαλείας
Αποτέλεσμα: 70% ταχύτερη ανταπόκριση με τη χρήση του AI‑powered πίνακα ελέγχου μας
Η Πρόκληση: Ένα Στάσιμο Ανάπτυξης Κρυμμένο στα Ερωτηματολόγια Ασφαλείας
Η Prismlytics, μια γρήγορα αναπτυσσόμενη πλατφόρμα ανάλυσης δεδομένων, επεκτεινόταν δραματικά στην αγορά επιχειρήσεων. Με αυτή την ανάπτυξη ήρθε μια αύξηση στις αξιολογήσεις ασφαλείας προμηθευτών — εκτενή ερωτηματολόγια από υποψήφιους πελάτες που καλύπτουν τα πάντα, από την ασφάλεια υποδομών μέχρι τη συμμόρφωση με κανονισμούς.
Το πρόβλημα;
- Κάθε ερωτηματολόγιο απαιτούσε 8–15 ώρες για να ολοκληρωθεί
- Οι απαντήσεις εξαγόταν από ακατέργαστα έγγραφα πολιτικής και παλιούς πίνακες Excel
- Οι ομάδες νομικής, συμμόρφωσης και IT έπρεπε επανειλημμένα να απαντούν στις ίδιες ερωτήσεις
- Οι κύκλοι πωλήσεων επιβραδύνονταν αναμένοντας τις ασφαλιστικές αναθεωρήσεις
Τα ερωτηματολόγια ασφαλείας έγιναν σοβαρό εμπόδιο στην ολοκλήρωση συμφωνιών.
Το Σημείο Στροφής: Κεντρικοποίηση και Αυτοματοποίηση
Η Prismlytics υιοθέτησε τον AI‑powered cloud dashboard μας, με στόχο τη μείωση του χειροπιαστού φορτίου και την απλοποίηση της διαδικασίας ασφαλείας.
Χρησιμοποίησαν την πλατφόρμα για να:
🗃️ Κεντράρουν το Περιεχόμενο Ασφαλείας
- Μεταφόρτωσαν και οργάνωσαν όλα τα βασικά έγγραφα: δημόσιες πολιτικές, ελέγχους ασφαλείας, έκθεση SOC 2, πολιτική απορρήτου, σχέδιο απόκρισης σε περιστατικά κ.λπ.
- Έκαναν τις δημόσιες πολιτικές αναγνώσιμες από μηχανή και δομημένες για αναφορά AI
⚙️ Αυτοματοποιούν τις Απαντήσεις στα Ερωτηματολόγια
- Σύρετε‑και‑αφήστε τα εισερχόμενα ερωτηματολόγια σε μορφές XLSX και DOCX
- Επιτρέψτε στην μηχανή AI να γεμίσει αυτόματα draft απαντήσεις βάσει των αποθηκευμένων εγγράφων
- Χρησιμοποιήστε ενσωματωμένες ροές εργασίας για να αναθέσετε ερωτήσεις στα κατάλληλα μέλη ομάδας και να παρακολουθείτε την πρόοδο
🔄 Διατηρούν Πολιτικές και Απαντήσεις σε Συγχρονισμό
- Ενημέρωσαν τις πολιτικές τους μέσα στον πίνακα ελέγχου, εξασφαλίζοντας ότι όλες οι μελλοντικές απαντήσεις στα ερωτηματολόγια θα αντανακλούν την πιο πρόσφατη κατάσταση ασφαλείας
- Δημοσίευσαν μια ενιαία, δυναμική σελίδα Trust που οι πελάτες μπορούν να συμβουλεύονται απευθείας
Το Αποτέλεσμα: 70% Ταχύτερη Ανταπόκριση — Χωρίς Περαιτέρω Αύξηση Ομάδας
Μετά την ενσωμάτωση της πλατφόρμας, η Prismlytics είδε σημαντικές βελτιώσεις:
- Ο μέσος χρόνος ολοκλήρωσης ερωτηματολογίου μειώθηκε από 12 ώρες σε κάτω από 4
- Δεν χρειάζεται πλέον η επανεγγραφή επαναλαμβανόμενων απαντήσεων — η AI αντλεί άμεσα συνεπή, βασισμένη στην πολιτική γλώσσα
- Η συνεργασία μεταξύ ομάδων βελτιώθηκε χάρη στις ενσωματωμένες ροές εργασίας και τα σχόλια
- Οι κύκλοι πωλήσεων συντομεύτηκαν επειδή η ασφαλιστική αξιολόγηση δεν καθυστερεί πλέον τις συμβάσεις
- Η εμπιστοσύνη των πελατών αυξήθηκε λόγω ταχύτερων, πιο επαγγελματικών απαντήσεων που υποστηρίζονται από τεκμηριωμένα έγγραφα
«Πριν, τα ερωτηματολόγια ήταν ένα χάος. Τώρα είναι απλώς μια γρήγορη εργασία. Έχουμε εξαλείψει τα εμπόδια και κερδίσαμε χρόνο για πραγματική εργασία ασφαλείας.»
— Κύριος Μηχανικός Ασφάλειας, Prismlytics
Γιατί Λειτούργησε
Η επιτυχία οφειλόταν σε τρία βασικά στοιχεία:
- Κεντρικοποίηση της πηγής αλήθειας — Με ένα σημείο για όλες τις πολιτικές και εκθέσεις, η AI είχε ό,τι χρειαζόταν για να δημιουργήσει ακριβείς απαντήσεις.
- Προτάσεις AI — Η ανθρώπινη επιθεώρηση παρέμενε σημαντική, αλλά η AI ανέλαβε το “βαρύ” κομμάτι.
- Αυτοματοποίηση χωρίς απώλεια ελέγχου — Ο πίνακας ελέγχου εξασφάλιζε ορατότητα, ευθύνη και συμμόρφωση σε κάθε βήμα.
Έτοιμοι να Δείτε τα Ίδια Αποτελέσματα;
Αν η ομάδα σας δαπανά υπερβολικό χρόνο στην απάντηση ερωτηματολογίων ασφαλείας — ή αντιμετωπίζει παλιά έγγραφα σε όλο το προϊόν — ήρθε η ώρα να επαναπροσδιορίσετε τη διαδικασία.
Η πλατφόρμα μας βοηθά εταιρείες B2B SaaS όπως η δική σας:
- Να απαντούν πιο γρήγορα
- Να αυξάνουν τη συνοχή
- Να μειώνουν το χειροκίνητο έργο
- Να χτίζουν εμπιστοσύνη με αγοραστές επιχειρήσεων
Ας εξαλείψουμε το χάος από τη ροή εργασίας ασφαλείας σας.