Πράκτορας AI για την Ανάλυση Συμφωνιών, Πολιτικών και Δήλωσεων Εταιρείας

Ιστορικό

Οι οργανισμοί διαχειρίζονται μεγάλους όγκους συμφωνιών, εσωτερικών πολιτικών, δηλώσεων συμμόρφωσης και άλλου υλικού αναφοράς. Παραδοσιακά, οι ομάδες ελέγχουν αυτά τα έγγραφα με μη αυτόματο τρόπο για να εξασφαλίσουν τη συνέπεια, την ακρίβεια και τη συμμόρφωση — μια χρονοβόρα και επιρρεπής σε σφάλματα διαδικασία. Με την άνοδο της γεννητικής AI και της κατανόησης φυσικής γλώσσας, τα έξυπνα συστήματα μπορούν πλέον να βοηθούν σε αυτήν την ανάλυση κλίμακας, λειτουργώντας ως πράκτορες AI που ενισχύουν την ανθρώπινη εξειδίκευση.

Η δυνατότητα Ανάλυσης Εγγράφων του Procurize AI ενσωματώνει αυτήν την αλλαγή. Αντί να αποθηκεύει απλώς τα έγγραφα σε μια αποθήκη, η πλατφόρμα χρησιμοποιεί AI για να αναλύσει ενεργά το περιεχόμενο, να εντοπίσει πιθανά αντιφάσματα και να αξιολογήσει τη συνοχή με άλλα οργανωτικά δεδομένα — όλα χωρίς χειροκίνητο έλεγχο. Αυτό μετατρέπει την στατική αποθήκευση εγγράφων σε ένα προδραστικό στρώμα πνευματικής ευφυΐας που υποστηρίζει τις ροές εργασίας συμμόρφωσης και διακυβέρνησης.

Σκοπός

Ο σκοπός του πράκτορα Ανάλυσης Εγγράφων AI στο Procurize AI είναι να:

Εντοπίσει εσωτερικές ασυμφωνίες μέσα σε ένα έγγραφο
Αναγνωρίσει συγκρούσεις ή διαφορές μεταξύ ενός εγγράφου και άλλου περιεχομένου της δημόσιας βάσης γνώσεων
Βοηθήσει τις ομάδες να διατηρήσουν ένα αυτοσυνεπές σύνολο πολιτικών, συμφωνιών και αντικειμένων συμμόρφωσης
Επιταχύνει τις διαδικασίες ανασκόπησης και μειώνει το χρονοβόρο έργο ελέγχου

Με τη χρήση αυτού του πράκτορα AI, οι οργανισμοί αποκτούν σαφέστερη κατανόηση των πολιτικών και των αποδεικτικών στοιχείων τους, μειώνουν τις αντικρουόμενες ερμηνείες και βελτιώνουν την εμπιστοσύνη στις αυτοματοποιημένες ροές εργασίας συμμόρφωσης.

Πώς Λειτουργεί ο Πράκτορας

Κατανόηση Περιεχομένου με Βάση AI

Μόλις ένα έγγραφο αποθηκευτεί στη βάση γνώσεων, η Ανάλυση Εγγράφων AI εκτελεί μια έξυπνη ανασκόπηση:

Καταναλωτική και Ερμηνεία Περιεχομένου — Ο πράκτορας AI καταναλώνει το κείμενο του εγγράφου και ερμηνεύει τη δομή και το σημασιολογικό του περιεχόμενο χρησιμοποιώντας μοντέλα επεξεργασίας φυσικής γλώσσας (NLP). Υπερβαίνει την απλή αντιστοίχηση λέξεων-κλειδιών για να καταλάβει το νόημα και το πλαίσιο.
Έλεγχος Εσωτερικής Συνοχής — Ο πράκτορας αξιολογεί εάν διαφορετικά τμήματα του ίδιου εγγράφου αντιφάσκουν μεταξύ τους — π.χ. αντίξοες ορισμούς πολιτικής ή συγκρουόμενες ρήτρες.
Σύγκριση Δια-Εγγράφων — Αν το έγγραφο συνδέεται με ένα συγκεκριμένο έργο ή χώρο εργασίας, ο πράκτορας το συγκρίνει με άλλα δημόσια έγγραφα στη βάση γνώσεων που αφορούν το ίδιο πεδίο. Σηματοδοτεί διαφορές ή πιθανά συγκρούσεις.
Περιεχόμενη Εξήγηση — Τα αποτελέσματα της ανάλυσης περιλαμβάνουν εξηγήσεις για το γιατί εντοπίστηκε μία συγκεκριμένη ασυμφωνία, επιτρέποντας στους χρήστες να κατανοήσουν και να επιλύσουν το ζήτημα.

Αυτή η αυτόνομη ανάλυση εκτελείται σε λίγα λεπτά και συνδέεται απευθείας στο ιστορικό εκδόσεων του εγγράφου. Αν το έγγραφο τροποποιηθεί, τα προηγούμενα αποτελέσματα παραμένουν προσβάσιμα για τη σχετική έκδοση, και μπορεί να ξεκινήσει νέα ανάλυση για την επικύρωση του ενημερωμένου περιεχομένου.

Παράδειγμα Αποτελέσματος

Ας υποθέσουμε ότι ένας οργανισμός διαθέτει Πολιτική Αποδεκτής Χρήσης και Δήλωση Προστασίας Δεδομένων στη βάση γνώσεων:

Η Πολιτική Αποδεκτής Χρήσης δηλώνει ότι όλα τα δεδομένα πελατών πρέπει να κρυπτογραφούνται τόσο κατά τη μετάδοση όσο και σε ηρεμία.
Η Δήλωση Προστασίας Δεδομένων αναφέρει μόνο κρυπτογράφηση κατά τη μετάδοση.

Όταν η AI αναλύσει τα δύο έγγραφα, το σύστημα μπορεί να εντοπίσει μια δια-εγγράφου ασυμφωνία — οι απαιτήσεις κρυπτογράφησης διαφέρουν μεταξύ των εγγράφων. Το αποτέλεσμα μπορεί να περιλαμβάνει:

Μια δήλωση που επισημαίνει αυτή τη σύγκρουση
Μία σύνοψη που δείχνει πού κάθε έγγραφο αναφέρεται στην κρυπτογράφηση
Προτάσεις εναρμόνισης των πολιτικών για μεγαλύτερη σαφήνεια και συνοχή

Στην πλατφόρμα, αυτά τα αποτελέσματα εμφανίζονται στην καρτέλα Ανάλυσης της προβολής του εγγράφου, αποκαλύπτοντας τόσο εσωτερικές όσο και εξωτερικές ασυμφωνίες και παρέχοντας περιγραφές των αιτιών. Οι χρήστες μπορούν στη συνέχεια να επεξεργαστούν τα υποκείμενα έγγραφα για τη διόρθωση των προβλημάτων, και να ξανατρέξουν την ανάλυση ώστε να επαληθεύσουν τις διορθώσεις.