Fallstudie: Reduzierung der Bearbeitungszeit von Fragebögen um 70 %
Unternehmen: Prismlytics
Branche: B2B SaaS / Datenanalyse
Teamgröße: 150+ Mitarbeitende
Herausforderung: Lange, manuelle Zyklen bei Sicherheitsfragebögen
Ergebnis: 70 % schnellere Bearbeitung dank unseres KI‑gestützten Dashboards
Die Herausforderung: Ein Wachstumsengpass, verborgen in Sicherheitsfragebögen
Prismlytics, eine schnell wachsende Datenanalyse‑Plattform, expandierte rasant in den Enterprise‑Markt. Mit diesem Wachstum kam ein Anstieg an Anbieter‑Sicherheitsbewertungen – lange, detailreiche Fragebögen von potenziellen Kunden, die alles von Infrastruktur‑Sicherheit bis zu regulatorischer Compliance abdeckten.
Das Problem?
- Jeder Fragebogen benötigte 8–15 Stunden zur Fertigstellung
- Antworten wurden aus verstreuten Richtliniendokumenten und alten Tabellenkalkulationen gezogen
- Rechts‑, Compliance‑ und IT‑Teams beantworteten immer wieder dieselben Fragen
- Verkaufszyklen verlangsamten sich, weil auf Sicherheitsprüfungen gewartet werden musste
Sicherheitsfragebögen wurden zu einem ernsthaften Engpass beim Abschluss von Deals.
Der Wendepunkt: Zentralisierung und Automatisierung
Prismlytics adoptierte unser KI‑gestütztes Cloud‑Dashboard, um die manuelle Belastung zu reduzieren und den Sicherheits‑Antwortprozess zu straffen.
Sie nutzten die Plattform, um:
🗃️ Sicherheitsinhalte zentralisieren
- Alle wichtigen Dokumente hochgeladen und organisiert: öffentliche Richtlinien, Sicherheitskontrollen, SOC 2-Report, Datenschutzerklärung, Incident‑Response‑Plan usw.
- Öffentliche Richtlinien maschinenlesbar und strukturiert für KI‑Referenz gemacht
⚙️ Automatisierte Antworten auf Fragebögen
- Eingehende Fragebögen im XLSX‑ und DOCX‑Format per Drag‑and‑Drop hinzugefügt
- Die KI‑Engine füllte Entwurfsantworten automatisch anhand der gespeicherten Dokumentation aus
- Eingebaute Workflows wurden verwendet, um Fragen den richtigen Teammitgliedern zuzuweisen und den Fortschritt zu verfolgen
🔄 Richtlinien und Antworten synchron halten
- Richtlinien im Dashboard aktualisiert, sodass alle zukünftigen Antworten die aktuelle Sicherheitslage widerspiegeln
- Eine einheitliche, dynamische Trust‑Seite veröffentlicht, die Kunden direkt einsehen können
Das Ergebnis: 70 % schnellere Bearbeitung — ohne das Team zu vergrößern
Nach der Integration der Plattform erzielte Prismlytics dramatische Verbesserungen:
- Durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Fragebogen sank von 12 Stunden auf unter 4 Stunden
- Kein erneutes Schreiben repetitiver Antworten — KI zog sofort konsistente, richtlinienbasierte Formulierungen
- Bereichsübergreifende Zusammenarbeit verbesserte sich dank integrierter Workflows und Kommentare
- Verkaufszyklen verkürzt, weil die Sicherheitsprüfung Verträge nicht mehr verzögerte
- Kundentransparenz und Vertrauen gesteigert, dank schnellerer, professionellerer Antworten, untermauert durch Dokumentation
„Früher war das Ausfüllen von Fragebögen ein Chaos. Jetzt ist es nur noch eine schnelle Aufgabe. Wir haben Engpässe eliminiert und Zeit für echte Sicherheitsarbeit zurückgewonnen.“
— Leitender Sicherheitsingenieur, Prismlytics
Warum es funktionierte
Der Erfolg beruhte auf drei Faktoren:
- Zentralisierung der Truth‑Quelle – An einem Ort für alle Richtlinien und Berichte hatte die KI alles, was sie für präzise Antworten brauchte.
- KI‑gestützte Entwurfsantworten – Menschliche Prüfung bleibt wichtig, die KI übernimmt die schwere Arbeit.
- Automatisierung ohne Kontrollverlust – Das Dashboard gewährleistete Sichtbarkeit, Verantwortlichkeit und Compliance in jedem Schritt.
Bereit, die gleichen Ergebnisse zu sehen?
Wenn Ihr Team zu viel Zeit damit verbringt, Sicherheitsfragebögen zu beantworten — oder mit veralteter Dokumentation über Produkte zu kämpfen hat — ist es Zeit, den Prozess neu zu denken.
Unsere Plattform hilft B2B‑SaaS‑Unternehmen wie Ihrem:
- Schnellere Antworten
- Mehr Konsistenz
- Weniger manuelle Arbeit
- Vertrauen bei Enterprise‑Käufern aufbauen
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